Neste período de pandemia mais do que nunca os condomínios estão demandando por tecnologias que facilitem processos e reduzam contatos.
Segundo uma pesquisa do Sindiconet, site especializado em conteúdo de condomínios, as novas tecnologias mais debatidas pelos condomínios durante a pandemia foram digitalização de documentos (29,77%), assembleia virtual (26,20%), portaria remota (11,23%) e armários inteligentes (2,98%).
O que é possível observar é que todas elas têm em comum a possibilidade de ajudar a evitar o contágio do novo coronavírus, já que eliminam a possibilidade de aglomerações entre pessoas e contato com superfícies.
Vamos conhecer essas tecnologias mais a fundo.
DIGITALIZAÇÃO DOCUMENTOS
A digitalização de documentos é uma maneira primordial para fazer um backup de toda papelada presente no condomínio. A ideia de digitalizar todos os documentos traz benefícios como:
- Segurança maior, já que evita perdas
- Um ato sustentável, por economizar papel
- Redução de custo, também por economizar papel
- Condomínio mais organizado já que torna a busca por qualquer documento mais rápida e prática.
Para você entender a quantidade de papel gerada dentro de um condomínio, existe a estimativa de que um condomínio pequeno gere cerca de 80 documentos mensais. Ou seja, em um ano, o número de folhas impressas pode chegar a mais de 1.500.
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Mas é importante lembrar que existem documentos nos quais precisam ser mantidos em papéis, são aqueles de validade jurídica. Além disso, por causa da NBR 16.280, que determina regras e procedimentos para obras nas unidades, os condomínios devem também ter no acervo documentos que mostrem as alterações feitas no local – inclusive dentro das unidades autônomas.
Já aqueles que compõem a burocracia condominial, podem ser disponibilizados e arquivados em formato digital, são eles:
- Balancetes
- Extratos bancários
- Históricos
- Recibos
- Comprovantes de pagamentos
- Cupons fiscais
- Contas de água, luz, telefone e etc.
- Boletos
- Notas fiscais
- Laudos técnicos
- Contratos
- Relação de devedores
- Acordos judiciais (esses não se deve descartar o físico).
Contar com uma administradora digital, a exemplo da MyCond, é uma garantia de que esses documentos serão digitalizados e toda parte burocrática do condomínio ficará mais organizada, acessível e com total transparência.
ASSEMBLEIA VIRTUAL
Na primeira onda da pandemia a assembleia virtual se tornou uma opção, após a Lei 14.010, de 2020, ser aprovada no Congresso, autorizando a modalidade não presencial. No entanto, a lei teve validade até o dia 30 de outubro, e desde então os condomínios que não adequaram suas convenções condominiais se questionam acerca da legalidade das assembleias virtuais realizadas posteriormente.
Mas, a tranquilidade dos síndicos pode retornar a qualquer momento já que a Comissão de Constituição e Justiça e de Cidadania (CCJ) da Câmara dos Deputados aprovou a proposta que permite que as assembleias de condomínios e deliberações de órgãos associativos sejam feitas virtualmente, garantindo direito de voz a todos os participantes.
O texto aprovado é um substitutivo do deputado Kim Kataguiri (DEM-SP) ao Projeto de Lei 548/19 e seus apensados, que reúne propostas previstas nos diversos projetos que tramitam em conjunto. Como o texto é de tramitação conclusiva, poderá seguir diretamente ao Senado, a não ser que haja recurso para a análise pelo Plenário.
A maior vantagem da assembleia virtual sem dúvidas é a ampliação de participação dos moradores. Segundo pesquisas, atualmente a média de participação em assembleias de condomínio presencial gira em torno de 15% a 20% e nas assembleias virtuais a participação chega a 80% em média.
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Outra vantagem observada é o fim dos conflitos corriqueiros nas assembleias presenciais. Dessa forma o fim das discussões possibilita a celeridade do processo.
Ou seja, haverá mais organização e agilidade, e em menos tempo os moradores ficam cientes de todas as propostas e decisões tomadas em assembleia.
O aplicativo MyCond já conta com a nova ferramenta de ASSEMBLEIA VIRTUAL. Agora os condomínios podem realizar as reuniões e votações com toda segurança.
O app consegue fazer auditoria dos votos, só permite um voto por unidade e de condôminos autorizados, como: responsáveis financeiros, por procuração e adimplentes. Os votos podem valer por unidade ou por fração ideal. Tudo feito pelo aplicativo.
PORTARIA REMOTA
Um condomínio com portaria remota faz o monitoramento de entradas e saídas de moradores e visitantes através de um profissional remoto, que utiliza um circuito de câmeras estrategicamente localizadas, assim como sistema de voz e de sensores de presença conectados via internet a uma central de monitoramento.
Ou seja, quando alguém toca o interfone, quem responde é o operador da Central, que acompanha virtualmente o local durante 24 horas do dia, como se estivesse presente na guarita.
Para quem é morador, o acesso pode ser feito por meio de controles, tags, biometria e até QR Codes. No caso deste último é também bastante utilizado para a liberação de convidados. O condômino pode gerar por meio de um aplicativo um QR Code de acesso e enviar ao visitante.
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A segurança é um dos pontos fortes desse sistema. Vale lembrar que todos os registros como vídeos e ligações são gravados de forma remota e registrados em sistema, permitindo que o acesso de qualquer pessoa no condomínio seja rastreado.
ARMÁRIOS INTELIGENTES
Os armários inteligentes são um exemplo de inovação que viabiliza o recebimento de encomendas à distância. E por evitar contato tem sido demandado neste período pandêmico.
Esses equipamentos são desenvolvidos como alternativa segura e moderna que permite receber, armazenar, notificar e distribuir as encomendas, são armários inteligentes e automatizados e muitas vezes estão associados aos condomínios que utilizam portaria remota.
Ao realizar uma compra pela internet, o envio deve ser feito normalmente para o seu endereço. Uma empresa que fornece o serviço, a Aster, aponta como funciona o processo.
Primeiro o entregador, ao chegar ao condomínio, acessa uma tela, como um caixa eletrônico de um banco. Nessa interface, ele escolhe seu apartamento e, em seguida, seleciona um tamanho de porta para colocar a encomenda. Automaticamente um compartimento que esteja vazio se abre para que ele deposite o produto.
As portas têm sensores informatizados, por isso, depois que elas se fecham, o sistema confirma e emite o comprovante de entrega, que vale como assinatura, tanto para os Correios como para outras transportadoras.
Após o processo, o morador recebe uma notificação de que sua encomenda chegou, com um QR Code que permitirá a abertura da porta. Todo o processo ocorre com muita privacidade e segurança, sem a presença de um funcionário do condomínio.
