Atenção na hora de usar o livro de ocorrências

Todos os condomínios têm algo em comum: as reclamações. Viver em comunidade não é uma tarefa fácil e por isso sempre surgem situações que precisam ser mediadas pelo síndico ou o responsável em fazer cumprir as regras internas. E uma das ferramentas utilizadas neste contexto é o livro de ocorrências, o mais tradicional canal para comunicação formal. Mas para não tornar um problema em um problema ainda maior é preciso ter atenção na hora de utilizar essa ferramenta.

PENSE ANTES

Quando as reclamações são escritas e assinadas no livro de ocorrências elas se tornam documentos públicos, e por isso, devem ser bem pensadas antes de serem escritas. Uma dica é fazer um rascunho antes e se possível consultar um advogado, para então poder expressar ali seu propósito sem receio algum.

RESPEITE A PRIVACIDADE

É importante lembrar que o livro é público e por isso é necessário respeitar a privacidade e a honra das pessoas. Em casos extremos o livro de ocorrências pode ser apresentado como prova em possíveis ações judiciais. Apesar de ser uma forma para resolver os problemas, o condômino deve saber expressar suas insatisfações, já que outros moradores têm acesso ao livro e podem interpretar o texto de diversas formas.

SEJA ISENTO

O ideal é tentar descrever o incômodo da maneira mais isenta possível e nunca utilizar linguagem chula ou xingamentos. Uma reclamação mal formulada ou ofensiva pode gerar uma série de problemas.

OUTROS MEIOS

A reclamação pode ser feita de outra forma. Ou por e-mail ou presencial em casos, por exemplo, que evolvam situações desagradáveis, como reclamações referentes a ruídos amorosos ou de namoro de adolescentes nas áreas comuns do condomínio. Dessa forma, você não deixa de fazer a reclamação, o síndico tem uma prova do que ocorreu, e a intimidade das pessoas envolvidas no caso fica mais resguardada.

RESPONSABILIDADES

Além do reclamante, o síndico também pode ser responsabilizado pela exposição de outros moradores, caso divulgue informações sobre o problema. A sugestão é que o síndico, ao repassar os pedidos registrados no livro de ocorrências, o faça da maneira mais branda possível, transformando o texto em algo que não choque ou transtorne os outros moradores.

SOLUÇÃO

Existem ferramentas digitais que substituem os livros de ocorrências e otimizam o gerenciamento das demandas dos moradores. Um exemplo é o aplicativo My Cond. Ele permite que tanto os moradores como os colaboradores registrem as ocorrências sem sair de casa, utilizando apenas o smartphone ou tablet. O sistema melhora a comunicação, não invade a privacidade dos moradores e ainda economiza papel.

 

Lise Lobo