Encontrar ou perder objetos e documentos é muito comum em condomínios, mas nem todos os locais fazem uma boa gestão em relação a esse problema. Em muitos casos não existem regras definidas, ou se existem não são colocadas em prática. Sem falar que em alguns condomínios, se quer ocorre a realização de registro do que é achado ou perdido.
Os resultados disso são objetos espalhados na portaria ou administração, dificuldade de encontrar o que perdeu, falta de definição do que fazer após muito tempo sem aparecer o dono, furtos, entre outros.
O que pode parecer um problema dentro do condomínio é facilmente resolvido com auxílio da tecnologia. Aplicativos condominiais, como o MyCond, por exemplo, oferecem a ferramenta de ACHADOS e PERDIDOS. Com a opção o morador ou o síndico podem avisar rapidamente se perdeu ou encontrou algum objeto de forma online pelo app, agilizando assim todo o processo.
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O tema deve estar na Convenção ou Regimento Interno?
Qualquer ação que envolve a administração condominial deve estar respaldada em regras, seja da Convenção ou do Regimento Interno. Mas, se existe uma lacuna a respeito dessa situação nos regramentos internos, é possível recorrer ao que dispõe no Código Civil sobre o tema.
O Código Civil traz previsão legal a respeito da coisa perdida, prevendo qual o tipo de comportamento deve ser adotado por aquele que encontra um objeto. Segundo o parágrafo único do artigo 1.233 do Código Civil: “Quem quer que ache coisa alheia perdida há de restituí-la ao dono ou legítimo possuidor.”
“Parágrafo único. Não o conhecendo, o descobridor fará por encontrá-lo, e, se não o encontrar, entregará a coisa achada à autoridade competente.”
Vale destacar que quem encontra algum objeto não pode se apoderar da coisa, ou seja, ainda que o objeto tenha sido perdido há muito tempo, até anos, o condomínio não poderá ficar com o objeto (Usucapião de bem móvel) pois na medida em que não possui personalidade jurídica, não pode ser proprietário de bens.
O que deve constar no regulamento interno?
O tema achados e perdidos em condomínios residenciais deve ser uma pauta a ser tratada no regulamento interno.
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Entre os pontos que precisam ser destacados no documento são:
- O caminho que deve ser adotado por quem encontrar um objeto e a mão dupla dessa via, ou seja, a quem recorrer caso perca algo que possa ter sido encontrado;
- responsável ou local para receber e retirar os objetos encontrados;
- local para guardar, o famoso “achados e perdidos;
- período máximo para manter qualquer pertence em posse do condomínio;
- o que fazer com esses objetos após o prazo. Alguns locais costumam doar para ONGs, instituições de apoio social e afins. Vale ressaltar que o destino do objeto considerado abandonado também deve ser apontado no regulamento interno.
Recomendações
Algumas recomendações podem ajudar o síndico a avaliar e identificar melhorias no procedimento de achados e perdidos do condomínio. Abaixo algumas dicas do especialista em segurança de condomínios Wlauder Robson Gonçalves.
- Implantar o livro de achados e perdidos
O livro deve conter os campos de registros de entrega como data, horário, nome de quem encontrou, descrição e local onde foi encontrado e nome da pessoa que recebeu. Esse livro pode ser digital, como a ferramenta já citada acima utilizado pelo app MyCond.
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- Definir local adequado pra guardar
Definir um local para guardar esses objetos ou documentos achados e entregues nas portarias é primordial. De preferência locais com armários que possam permanecer fechados.
- Aprovar regras para guardar e doação
Os moradores devem aprovar o período que os itens vão permanecer sob a guarda do condomínio, quando será encaminhado para a administração e quando será doado e pra quem.
- Controlar o que foi doado
É preciso controlar o que foi doado por meio de recibo identificando a pessoa que recebeu.
- Elaborar o procedimento de controle de achados e perdidos
Defina os seguintes itens; encontro, recebimento e entrega. Lembre-se que os objetos poderão ser encontrados pelos colaboradores do local e o procedimento deve ser seguido da mesma forma. Defina também de forma clara que o objeto ou documento que for entregue na portaria não poderá ser devolvido ao proprietário sem o devido registro no livro.
- Tratar corretamente o recebimento de bolsas e carteiras
Além da comunicação a abertura deverá ser presenciada por testemunha em local com registro de imagens e elaboração de inventário do seu conteúdo. Esse procedimento preserva o colaborador e a gestão do síndico.
- Treinar os colaboradores
Não basta falar ou escrever o que deve ser feito. O colaborador deve apreender fazendo. Simule algumas situações e esclareça as dúvidas.
- Divulgar da existência do procedimento
Não deixe de informar aos moradores sobre a existência do procedimento. Utilize todos os meios de comunicação disponíveis. E-mail, site, aplicativo ou manual do proprietário. Além de materializar a ação de gestão do síndico a iniciativa irá diminuir o número de moradores que alega desconhecimento dos procedimentos e das normas.
