Se existe uma certeza neste mundo é que a era digital chegou para ficar. Todos os dias surgem novas ferramentas capazes de fornecer informações que impactam na vida das pessoas e dos negócios
E quando pensamos em administração de condomínios, não é diferente. Já existem no mercado tecnologias que visam transformar a gestão condominial, ofertando diversos benefícios como mais transparência, segurança, praticidade e economia. Com mudanças tão rápidas em todo o mundo, o condomínio que não se alinha à nova realidade pode se tornar ultrapassado.
Além disso, a tecnologia possibilita a democratização no meio condominial. Um condomínio pequeno, por exemplo, pode ter processos facilitados, assim como os maiores. E um desses processos é a prestação de contas.
Muitas vezes o condomínio menor não pode sustentar o alto custo de uma administradora convencional, e o síndico pode acabar sobrecarregado e ter dificuldades em obrigações comuns como a prestação de contas.
IMPORTANTE: Conforme artigo 1.348 do Código Civil brasileiro, o síndico é obrigado a prestar contas anualmente ou quando houver exigência nesse sentido.
Prestação de contas tradicional
Para se ter uma ideia, na forma antiga e tradicional a prestação de contas é feita a partir de um compilado de documentos em papel que esclarecem toda a movimentação financeira do condomínio e a comprovação do que foi feito.
Além disso, costuma ser um processo demorado, que para ser finalizado costuma levar mais de 60 dias. O andamento é lento e cansativo, já que são muitos detalhes que precisam ser analisados praticamente ao mesmo tempo.
É preciso reunir documentos como, notas fiscais do mês, contas pagas, valores recebidos, acordos com inadimplentes, entre outros itens importantes. Todo esse controle é de grande importância para o síndico e conselho realizarem o acompanhamento da gestão financeira e evitar fraudes e desvios.
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Prestação de contas digital
A prestação de contas digital ainda é um assunto novo dentro de condomínios, mas pode ser revolucionária, principalmente nos pequenos empreendimentos. Sem precisar de uma administradora, os condomínios menores vão conseguir lançar rapidamente as receitas e despesas recorrentes utilizando apenas o celular ou computador.
Facilitando assim a reunião de todos os documentos na hora da prestação de contas sem risco de perder ou danificar nenhum deles. Ficar juntando papel ou esperar a pasta física de prestação de contas ficar pronta e passar de um por um para ler aquele monte de documentos é coisa do passado.
Com o digital o síndico vai poder ainda comunicar melhor com os condôminos, que também vão conseguir acesso a prestação de contas pelo celular. Um ponto importante em relação a transparência.
Imagina que para acessar a pasta de prestação de contas no formato tradicional, na maior parte das vezes, é necessário se deslocar até a administradora ou procurar o síndico.
Sem falar que o trabalho do síndico pode se tornar mais produtivo, já que a análise das informações é muito mais prática no digital e os pontos que precisam ser melhorados ficam evidentes.
Conclusão?! Em tempos incertos como vivenciados atualmente, a Prestação de Contas Digital dá ainda mais autonomia ao síndico e garante uma maior interatividade em todas as ações.
Como o MyCond pode te ajudar
Se você deseja ter todos esses benefícios e praticidades na hora da prestação de contas, uma ótima saída é utilizar um sistema de gestão de condomínio como o MyCond.
Com o aplicativo todas as despejas podem ser digitadas pelo próprio síndico ou administrador que também pode anexar todos os comprovantes de pagamentos. Além disso, o sistema gera todos os relatórios necessários para a prestação de contas, exemplos:
- Espelho do extrato bancário
- Resumo da prestação de contas
- Razão contábil
- Relatório de inadimplência
- Orçamento previsto e real
- Pasta digital com todas as notas fiscais anexadas para acompanhamento
Os condôminos podem acompanhar pelo aplicativo o lançamento de todas as despesas e cada centro de resultado.
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O MyCond também pode ser um grande aliado dos condomínios pequenos na hora da emissão de boletos e no controle financeiro.
Como funciona?!O síndico faz a geração do boleto online sem precisar entrar em contato com o banco nem sair do software. Esses boletos são enviados pelo e-mail ou WhatsApp dos moradores, assim que eles fazem o pagamento, o documento já é marcado como compensado.
A prestação de contas digital é a solução perfeita para tornar a sua gestão muito mais transparente e organizada. Portanto, não deixe de conhecer os serviços digitais do MyCond e fazer com que os condôminos fiquem a cada dia mais satisfeitos.
