Fazer orçamentos de produtos e serviços é uma atividade recorrente dentro dos condomínios. Mas, muitas vezes pode gerar dor de cabeça. Principalmente quando o administrador usa a premissa de que o mais barato leva.
O condomínio não pode ultrapassar o valor que tem de investimento para não entrar no vermelho. No entanto, o síndico precisa ficar atento aos preços muito atrativos. Já dizia o ditado, o barato as vezes sai caro.
Separamos algumas dicas que vão te ajudar na hora de bater o martelo quando os assuntos são cotações e orçamentos.
Fique de olho na empresa
A empresa deve ser bem pesquisada antes de fechar um negócio. Faça sempre aquela velha pesquisa no Google. Veja o que estão falando dela, se existe reclamações e opiniões de outros clientes.
Vá além, busque referências de outros serviços prestados, ligando para outros síndicos, por exemplo.
O síndico pode ainda exigir documentações, negativas e atestados, para confirmar a idoneidade da empresa.
Descubra se ela tem um site que traga informações técnicas e histórico de mercado. A qualidade desse canal também vai dizer muito sobre a empresa, leve isso em consideração.
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Detalhes simples, como observar a proximidade geográfica entre empresa e condomínio é um ponto relevante para o serviço ou produto cotado. Afinal de contas, pode ter aí uma economia quando o assunto é logística.
Além disso, observe as garantias oferecidas pela empresa. Isso dá uma segurança ao local em caso de serviço mal executado ou produto com problemas.
E não esquece de ficar de olho em como foi o atendimento da empresa durante o processo de cotação. Isso diz muito sobre ela, se foi ágil, prestativa, etc.
Busque pelo menos 5 propostas
O indicado é selecionar pelo menos 5 empresas para serem cotadas. É comum que uma ou outra empresa não possa atender às exigências da cotação. Caso aconteça, ainda sobram pelo menos quatro, e assim não há necessidade de buscar novo fornecedor.
Especialistas orientam que é preciso tomar muito cuidado com propostas apresentadas fora da média. O recomendado é descartar a de menor e a de maior preço.
Faça uma solicitação bem feita
Na hora da escolha da empresa detalhe o máximo de informações sobre o serviço ou produto pretendido.
Confira detalhes técnicos com o zelador e se necessário anexe à solicitação fotos ou documento com detalhamentos. Assim a empresa pode também enviar uma proposta mais detalhada e de acordo com a necessidade real do condomínio.
No documento é imprescindível definir o prazo ideal para receber os orçamentos. Para as cotações que exigem visitas técnicas, essas devem ter um prazo de, no mínimo, 2 semanas.
Finalize bem o processo
O síndico precisa informar às outras empresas sobre o encerramento do processo, assim que fizer a escolha. É importante para não ter que lidar com retornos desnecessários, além de ajudar a manter o bom relacionamento com as empresas do setor.
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O encerramento do processo não acontece apenas quando se define qual a empresa escolhida. Pode haver outros motivos, como desistência do condomínio em realizar o serviço ou adquirir o produto, ou o adiamento da contratação/aquisição.
Você sabia?
O síndico (a) é quem é responsável pelos orçamentos, mas os moradores também podem apresentar orçamentos, afinal de contas ele está interessado na boa gestão do seu patrimônio.
Além disso, no caso de o síndico não cumprir o dever de zelar pelo espaço, o morador pode até mandar executar o serviço e depois cobrar ressarcimento.
Segundo o art. 1.341, do código civil – As obras ou reparações necessárias podem ser realizadas independentemente da autorização, pelo síndico, ou em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer condômino.
§ 2 – se as obras ou reparos necessários forem urgentes e importarem em despesas excessivas, determinada sua realização, o sindico ou condômino que tomou a iniciativa delas dará ciência à assembleia, que deverá ser convocada imediatamente”
