A prestação de contas do condomínio é obrigatória conforme o Art. 1348, VIII, do Código Civil e é a comprovação de todos os gastos e ganhos de um empreendimento.
Esse tipo de documentação deve ser apresentado anualmente, ou quando for solicitado, e precisa conter dados detalhados sobre patrimônio líquido e bruto, despesas e receitas.
Em meio a tantas informações, a prestação de contas costuma ser um trabalho desafiador e que exige preparação. Ela deve ser feita de maneira clara, organizada e objetiva para atender as exigências legais.
Vale lembrar que é atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão, e que a apresentação desse documento tem relação direta com a transparência do condomínio, já que permite ao condômino saber de que forma foram aplicados os recursos financeiros à disposição do condomínio.
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Nessa nova postagem vamos apresentar um passo a passo de como fazer a prestação de contas de um condomínio.
Passo a passo prestação de contas
Passo 1 – Reunir os documentos necessários
A primeira coisa que é preciso fazer na hora da prestação de contas é apresentar os documentos essenciais, são eles:
Balancete – Documento que apresenta as receitas, as despesas e seus respectivos saldos em determinado período. Ele pode ser elaborado mensalmente, trimestralmente ou anualmente, a depender da necessidade de quem o analisa.
Extrato bancário – Documento que registra toda a movimentação financeira do condomínio do período. A ideia é observar as entradas e saídas ocorridas na conta corrente assim como os rendimentos e movimentações de aplicações, caso tenha.
Relatório de receitas – Documento que apresenta todas as arrecadações do condomínio no período, a exemplo de cota condominial, aluguel de coberturas para antenas, fundo reserva, aluguel de áreas comuns do condomínio, entre outros.
Relatório de despesas – Documento que registra todos os gastos do condomínio no período. A exemplo da folha de pagamento, contas de água, luz e gás, manutenção, entre outros. Ele é subdividido entre despesas ordinárias e extraordinárias.
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Relatório do Orçamento – Documento que compara o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão com o que foi feito, analisando assim a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
Relatório de inadimplência – Documento que reúne as informações sobre a inadimplência condominial.
Parecer do conselho fiscal – Documento que apresenta o parecer do conselho fiscal com relação à prestação de contas realizada pelo síndico.
Passo 2 – Organizar planilha
Com os documentos necessários em mãos é hora de organizar essas informações em uma pasta. Seja ela online ou física, deve conter as movimentações financeiras e documentação sobre o que ocorreu no condomínio.
A ideia é que ao logo do ano todas as informações sejam lançadas em uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio. Com a atualização constante, tudo ficará mais fácil na prestação anual e também mantém as informações atualizadas para o caso de algum condômino desejar acessar esses documentos.
O condomínio que utiliza ferramentas de CONTROLE FINANCEIRO, como a que é disponibilizada pela MyCond, terá essa facilidade na hora da prestação de contas. O sistema consegue lançar rapidamente todos os documentos, que já citamos aqui, no sistema e assim já gerar uma prestação online diária. Mais economia e transparência.
Passo 3 – Convocar os condôminos
A prestação de contas anual deve ser feita em Assembleia Geral Ordinária convocada pelo síndico. Segundo o art. 1.350 do Código Civil:
“Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno”.
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Se o síndico não fizer a convocação dessa assembleia, a lei diz que um quarto dos condôminos poderá convocá-la. Sendo assim, restará ao síndico, na oportunidade, realizar a prestação de contas no condomínio.
Sobre a periodicidade, apesar de a lei estabelecer que o síndico deve apresentar as contas anualmente, nada impede que ele trate das finanças do condomínio com maior frequência.
Passo 4 – Fazer a apresentação
Mesmo tendo todas informações e documentos organizados a hora da apresentação é crucial para que tudo seja bem compreendido por todos e todas. Caso a apresentação não seja apresentada de forma acessível, pode deixar dúvidas ou mesmo maus entendidos.
Então, na hora da apresentação da prestação de contas em condomínio é importante se organizar, preparar um material de apoio para entregar aos condôminos, no qual pode conter planilhas de gastos entre outros assuntos, assim com uma apresentação visual como mais gráficos e menos textos e comparações com anos anteriores.
Atenção ainda no amontoamento de informações, para ficar mais simples o entendimento, separe os valores em categorias. Por exemplo: custos mensais, despesas extraordinárias, orçamentos de obras, etc.
Passo 5 – Aprovação
A aprovação acontece na própria assembleia de apresentação, por meio de votação, onde é decidido se as contas serão aprovadas, parcialmente aprovadas ou recusadas.
As contas são aprovadas por metade + 1 voto dos presentes. Ou seja, se 3 pessoas participarem, o voto de 2 já é suficiente para aprovar as contas.
Caso as contas sejam reprovadas ou aprovadas com ressalvas, o síndico deve justificar ou regularizar os pontos de conflito. Geralmente o prazo para fazê-lo consta na convenção de condomínio, mas é comum que não ultrapasse 60 dias. Após esse tempo, a assembleia se reúne novamente para aprovar as contas ou não.
