Hoje, para garantir que os condomínios alcancem o nível de digitalização necessário, torna-se essencial contar com um item de previsão orçamentária dedicado à tecnologia.
É necessário que esse recurso esteja disponível para que seja possível aproveitar todos os benefícios que a tecnologia oferece, como otimizar processos, simplificar rotinas e tornar os ambientes mais produtivos. Dessa forma, é possível que síndicos e moradores obtenham uma visão mais clara da situação geral do condomínio.
Os condomínios atualmente percebem a importância de investir em tecnologia, porém, precisam debater como manter os equipamentos digitais e os softwares aprimorados, pois estes requerem atualizações contínuas para não se tornarem ultrapassados.
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Mas, o foco mudou: caso o sistema não esteja a serviço das expectativas, então é hora de fazer uma avaliação e buscar um substituto. Sistemas de gestão que não acompanham a tendência do mercado digital atrasam a vida dos condomínios e, se não forem atualizados, essas plataformas antigas podem trazer prejuízos às administradoras e locatários.
Como identificar que precisa de mudança?
Softaware desatualizado
Quando o sistema apresenta falhas, lentidão e usuários insatisfeitos, isso demonstra que o software está obsoleto, o que pode acarretar transtornos e diminuir a fluidez, a mobilidade e a conveniência nas operações do condomínio. Por isso, contar com um sistema moderno, ágil e seguro é fundamental para melhorar a produtividade cotidiana.
Sem suporte
É imprescindível que a empresa mantenha um atendimento qualificado e constante, apto a auxiliar o condomínio ou a administradora a identificar o que é uma falha séria, urgente ou tendência a um problema ao surgir. Ainda, para cada um destes itens, é essencial que seja dado o devido peso.
Imagina-se então que um dado ou informação crucial seja negligenciado pela portaria, nenhuma companhia de programação pode permitir-se de descurar atendimentos, de não responder a contatos via email ou telefone.
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Muitas falhas
A ausência de mecanismos de controle e a inexistência de um entendimento apropriado sobre os requisitos essenciais para o condomínio são fatores que desencadeiam preocupações em relação à segurança e à integridade dos dados. É importante garantir que o sistema seja confiável, uma vez que armazena informações relevantes de todas as pessoas que usam o condomínio, incluindo dados particulares e confidenciais.
Deixa de ter compatibilidade
É imprescindível que o software esteja afinado com a realidade do condomínio, acompanhando as mudanças que ocorrem entre seus moradores, visitantes, colaboradores e o mercado. Se o sistema não é capaz de estabelecer novos processos e melhorias, impossibilitando a execução de funções e inovações, ele se torna limitado e não consegue mais atender às exigências peculiares de um condomínio.
Sistema sem resposta
Mesmo investindo num sistema em nuvem, se o provedor não dispor de estrutura suficiente para armazenar os dados em servidores robustos, redundantes e capazes de garantir a segurança dos serviços, você corre o risco de enfrentar sérias complicações na gestão, no controle de acessos e na obtenção de relatórios.
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Faça sempre uma análise
Quando for trocar o sistema, leve em consideração o impacto que ela trará. Pese as desvantagens de ter um sistema que não lhe forneça as informações certas para tomar decisões assertivas com as vantagens de contar com um sistema que lhe traga dados precisos, resultados satisfatórios e usuários contentes.
Essa transição exige conhecimento, planejamento e um certo grau de estratégia. Então, antes de optar pela troca, é importante verificar quem são os concorrentes, conversar com os usuários do software, ficar de olho se o legado de controle de acesso não será comprometido, conferir se o sistema se adéqua às tecnologias do condomínio e, acima de tudo, avalar a qualidade do novo software.
É importante investir em uma solução que possa proporcionar tranquilidade e segurança ao condomínio, além de aliviar qualquer preocupação que o síndico possa vir a ter.
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