Para manter um condomínio preservado é essencial manter em dia as manutenções e reformas, tais como: impermeabilização e limpeza da caixa d’água, pintura do prédio, contenção de vazamentos no sistema hidráulico, renovações no sistema elétrico, aquisição de móveis e eletrônicos para áreas comuns, entre outros. No entanto, para realizar todos esses processos é preciso comprar material ou serviço. E o primeiro passo são as cotações, ou seja, a caça pelos orçamentos.
Essa tarefa, apesar de aparentemente simples, exige atenção e experiência por parte do síndico para evitar erros ou omissões de informações. Acompanhe o passo a passo abaixo:
1º – SELECIONE AS EMPRESAS
É importante selecionar pelo menos cinco empresas para serem cotadas e de preferência escolher aquelas que estão mais próximas do condomínio, isso já reduz os valores de logística. Pesquise todas as informações necessárias através do site da empresa, onde costuma constar informações sobre os serviços e produtos a serem cotados, algumas especificações técnicas dos mesmos, garantias e referências da empresa, outros clientes, anos de atividade, entre outras. A qualidade do site também diz muito sobre a empresa. Considere isso.
2º – DESCREVA A SOLICITAÇÃO
Este passo é essencial, mas muitas vezes negligenciado. Uma cotação bem solicitada evita muitos problemas e reduz muito o tempo de atendimento. Deve-se detalhar ao máximo o serviço ou produto pretendido, mas sem perder a objetividade, ou seja, fornecer o máximo de informações que possam ser realmente importantes para a empresa ou profissional.
3º – INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
Entre as informações complementares importantes de constar na cotação estão; a definição do prazo ideal para receber os orçamentos e a especificação da necessidade de visitas técnicas, lembrando que elas devem ter um prazo de, no mínimo, duas semanas.
4º – ORÇAMENTOS
Não caia na tentação de fechar com preços muito baixos, ou do preço ser o único critério de escolha. É importante checar as referências da empresa e do produto solicitado. Em contratação de serviços, é essencial ter um contrato, e que ele defina todos os itens importantes. Não esquecer de observar as garantias oferecidas.
5º – ENCERRAMENTO
Assim que definir a empresa é importante informar às outras sobre o encerramento do processo. Isso evita ter de lidar com retornos desnecessários, além de ajudar a manter o bom relacionamento da sua gestão e do condomínio com as empresas do setor.
SOLUÇÃO
Com o My Cond o síndico ou administrador terá disponível a ferramenta PREGÃO ELETRÔNICO. Com ela é possível pré cadastrar seus fornecedores e avaliar seus produtos e serviços e ainda enviar seus pedidos de compra e receba os orçamentos. Selecione a melhor proposta. Tudo transparente e acompanhado por todos os moradores.
