Todas as tarefas que os síndicos exercem dentro de um condomínio são importantes. Mas tem algumas especificamente que não podem ser deixadas para depois. Caso isso ocorra, os prejuízos podem ser enormes.

Entre as qualidades essenciais de um síndico estão responsabilidade, disciplina e comprometimento. Pontos importantes para se tornar em um profissional de sucesso. A ausência de algum desses três pilares pode significar riscos para o condomínio. Entre os mais comuns estão; contas atrasadas, incidência de multas por atrasos no pagamento, manutenções não realizadas, acúmulo de pendências, processos judiciais, insatisfação de condôminos.

Um síndico disciplinado, por exemplo, vai ter o cuidado de classificar as tarefas ou separá-las por grau de importância e urgência. Ao fazer essa definição, o síndico acaba errando menos na administração e consegue cumprir melhor o trabalho de rotina.

Listamos algumas das funções condominiais que o síndico não pode esquecer e que deve priorizar ao longo da gestão.

Segurança das pessoas e da estrutura

A segurança do condomínio deve ser uma das grandes prioridades na gestão de um síndico. É preciso pensar desde a segurança estrutural até a de todos que vivem ou trabalham no local.

Contrate seguro condominial, vale lembrar que essa tarefa é de inteira responsabilidade do síndico e o seguro obrigatório, segundo a Lei 4.591/64, o Decreto 73/1966 e o Código Civil

Geralmente, a contratação ou renovação do seguro para condomínio residencial é realizada pelo síndico nos primeiros meses do ano. Então, é possível prever o custo no orçamento anual e submeter à análise dos moradores para sua aprovação durante assembleia geral ordinária, que tradicionalmente ocorrem nessa época do ano.

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Caso o condomínio descumpra esta regra, estará sujeito à multa do órgão competente e se algum sinistro ocorrer, ele será o responsável direto por perdas e danos causados ao condomínio. Neste caso, ele pode, inclusive, sofrer um processo judicial aberto pelos moradores afetados.

Lembre ainda que o seguro deve prever a cobertura das unidades autônomas e das áreas comuns do condomínio.

Manter o espaço seguro quer dizer ainda ter atenção a manutenção predial periódica, o que também é uma obrigação do condomínio e sua realização é uma atribuição do síndico.

Além de garantir a segurança dos moradores ao manter a edificação sempre em bom estado, as obras de reparação minimizam problemas e gastos extras com ações emergenciais.

Contas em dia

Controlar as finanças e manter as contas em dia são também tarefas do síndico que não podem ser descuidadas. Abaixo os pagamentos mensais para ficar atento:

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• Pagamento de prestação de serviços;
• Pagamentos de funcionários;
• Contas de água, luz e gás;
• Pagamentos de materiais de escritório e de limpeza;
• Pagamento de seguro do condomínio;
• Pagamentos de taxas e serviços bancários;
• Administradora;
• Manutenções;
• Honorários do síndico (caso receba);
• Impostos;
• Pis, Cofins e ISS.  

Prestação de contas também é responsabilidade do síndico. Para fazer uma prestação de contas com transparência ele precisa apresentar de forma clara, por meio de relatórios específicos, as informações sobre as movimentações financeiras do condomínio.

Lembrando que a prestação de contas do condomínio é realizada na Assembleia Geral Ordinária (AGO) e quem aprova ou reprova as contas são os condôminos presentes, com a maioria simples dos votos.

E não esqueça! A terceirização dos serviços contábeis — seja pela contratação de uma administradora de condomínio ou por meio do uso de um sistema de gestão condominial — não isenta a responsabilidade do síndico em efetuar a prestação de contas do condomínio aos moradores, conforme previsto no Código Civil.

Fiscalizar o pagamento das taxas condominiais 

A receita de um condomínio, na maioria das vezes, é gerada unicamente pelas taxas condominiais pagas pelos moradores.

Se o síndico não fiscalizar adequadamente a entrada destes recursos, o empreendimento pode ficar sem caixa para pagar os compromissos nas datas certas, o que pode render juros e transformar as contas do local em uma bola de neve.

Gerenciar a inadimplência

A inadimplência é um dos principais desafios do síndico, já que essa questão impacta diretamente no aumento da taxa condominial.

Sendo assim, é importante acompanhar regularmente a situação financeira do condomínio para saber quem está em dia ou não com o pagamento da taxa condominial e pensar alternativas para facilitar esse pagamento.

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Que tal tentar entender o motivo da dificuldade de realizar o pagamento? Oferecer um acordo de parcelamento da dívida? Ou dar novos prazos de pagamento?

Lembre-se que é dever do síndico cobrar os inadimplentes. No entanto é preciso cautela para não expor os moradores que não pagam, e os deixar em posição desconfortável. Informe quantas unidades estão devendo, mas sem constranger ninguém.

Impor e cobrar multas e advertências

É dever do sindico fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia, bem como impor e cobrar as multas devidas em caso de descumprimento das regras do condomínio.

A ordem e a boa convivência entre todos no condomínio dependem destas ações. Caso ocorra omissão neste sentido pode ser interpretada como conivência e gerar atrito entre moradores gerando instabilidade no local.

Isso porque, os moradores prejudicados por comportamentos em desacordo com as normas vigentes podem se sentir desatendidos e insatisfeitos.

Ajuda da tecnologia

Sem organização não existe boa administração. Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar o síndico em seu trabalho. É possível registrar todas as prioridades em um sistema operacional e, com a ajuda de um software como a MyCond, para monitorar a realização das tarefas.