Gestão de documentos! Quais guardar no condomínio?

Mesmo no mundo cheio de tecnologia os condomínios ainda acumulam pastas e pastas cheios de papeis na sua administração.

No meio de tantos documentos existem aqueles que não precisam se acumular, outros que podem ser digitalizados e outros que precisam ser guardados por um tempo determinado.

Essa gestão de documentos precisa ser muito bem feita ou poderá, em algum momento, dar muita dor de cabeça ao síndico.

Nessa nova postagem vamos entender melhor quais são os documentos valiosos e aqueles nem tanto e por quanto tempo eles devem permanecer guardados.

Por que guardar?

Os documentos mais preciosos dos condomínios são aqueles que dizem respeito ao histórico do local e os que o síndico poderá utilizar para controle e tomada de decisão futura. Como, por exemplo, a papelada que pode servir como prova em caso de possíveis futuras ações trabalhistas, ou fiscalizações que podem ocorrer.

Posso digitalizar documentos?

Para os documentos que existe essa possibilidade a resposta é sim. Afinal de contas, vivemos na era digital e quanto menos papel melhor na organização e também melhor para o meio ambiente.

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O único cuidado que é preciso ter, diz respeito a forma que essa digitalização acontece. É preciso fazê-la com segurança e garantir um armazenamento em nuvem. Não correndo assim o risco de perda completa de todos os documentos.

Dessa forma, o ideal é ter as duas formas dos documentos mais importantes, forma física para uma garantia de existência e na forma digital para facilidade na hora da pesquisa.

Qual o tempo de guarda dos documentos?

Abaixo uma lista com destaque aos documentos mais usados nos condomínios:

PERMANENTE
  • Cartão de CNPJ
  • Livro de inspeção do trabalho
  • Processo trabalhista
  • Prontuário de funcionários
  • Dossiê da Convenção, especificação do condomínio ou da convenção do trabalhador
  • Plantas de condomínio
  • Livros de atas de Assembleia
35 ANOS
  • GFIP
  • Folha de pagamento
  • Guia de Previdência Social
20 ANOS
  • Exames médicos (Admissão, Demissão e Periódico)
  • Laudo de PPRA
10 ANOS
  • Recibo de pagamento de funcionário
  • DARF PIS
  • Recibo de vale refeição/cesta básica
  • Recibo de vale transporte
  • GPS de seguridade social
  • Formulário CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
7 ANOS
  • DARF IR
  • DIRF
  • Guia de contribuição sindical
6 ANOS
  • Folha de ponto
  • Se o relógio de ponto for trocado, a guarda do antigo deve ser feita pelo mesmo período, 6 anos.
5 ANOS
  • Seguros de incêndio
  • Apólice de seguro de vida
1 ANO
  • Extratos bancários
OUTROS
  • RAIS – indeterminado
  • Orçamentos e contratos de obra – até o final da garantia

Como armazenar os documentos?

Como vimos alguns documentos precisam ser armazenados por muito tempo. Por isso mesmo precisamos guarda-los com muito zelo e cuidado.

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Abaixo algumas recomendações importantes para guardar os documentos do jeito certo:

  • guarde os documentos em pastas de fácil identificação;
  • escolha um ambiente arejado, sem possibilidade de proliferação de fungos e bactérias e protegido de umidade e mofo;
  • não guardar em locais próximos a produtos de limpeza;
  • a sala de armazenamento deve estar sempre trancada. A ideia é evitar vandalismo, extravio ou subtração de documentos;
  • disponibilize a chave da sala somente para funcionários específicos, como o zelador;
  • informe aos condôminos que a consulta aos documentos é livre, mas que deve ser realizada de maneira organizada e respeitosa, evitando levar papéis para casa.