7 erros mais comuns na folha de pagamento e como evitá-los

Por Amélia Souza – Gestora em RH

A folha de pagamento é uma das principais atividades do setor de Recursos Humanos e representa boa parte dos gastos de uma empresa. Sendo assim, é comum que alguns erros possam ser cometidos durante a sua elaboração, pois ela envolve muitos cálculos e aspectos jurídicos e legislativos que devem ser atentamente observados.

Portanto, é preciso, para garantir uma boa gestão, evitar alguns erros e preencher corretamente a folha da empresa. Dessa forma, transtornos como gastos desnecessários, multas e indenizações são evitados.

Mas você sabe quais são os erros mais comuns? Não? Veja abaixo.

1. Errar os cálculos

São muitos os cálculos envolvidos na hora de preencher a folha de pagamento, como remuneração base, horas extras, faltas, descontos em folha, contribuição sindical, benefícios e vários outros.

Esse erros podem ser cometidos quando as contas são feitas manualmente ou o responsável desconhece alguma informação importante, como os critérios para o cálculo de horas extras e ausências.

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Cometer erros nos cálculos, se resultar em um valor acima, pode gerar custos extras para a empresa. Se o valor calculado for abaixo, pode gerar reclamações por parte dos colaboradores e até mesmo volumosas indenizações, ou seja, a empresa eventualmente acabará gastando mais do que deveria.

Para evitar que esse problema ocorra, é necessário fazer um planejamento de quais são os gastos que estão inclusos na folha de pagamento e de que forma eles devem ser calculados.

2. Não acompanhar as mudanças na legislação trabalhista

Um dos erros mais cometidos pelo responsável do RH é não acompanhar as mudanças na legislação trabalhista, como a chegada do eSocial, que também impactam no aspecto jurídico. Qualquer mudança ou reforma trabalhista interfere na rotina das empresas e dos trabalhadores.

Isso acontece porque, muitas vezes, os profissionais não estão atentos ao que acontece no mercado ou mesmo não entendem com clareza quais foram as alterações feitas e de que forma devem ser aplicadas dentro das empresas.

A não adequação no tempo previsto às mudanças na legislação pode levar a problemas sérios com os órgãos governamentais. Para que isso não ocorra, é fundamental que o setor de RH mantenha diálogo com o setor jurídico e, se necessário, conte com a ajuda de uma empresa especializada.

3. Errar na previsão dos custos

Alguns profissionais se esquecem que tem alguns custos que não corriqueiros, ou seja, não ocorrem todos os meses. Dessa forma, não se planejam para os gastos que estão por vir, como 13º salário, férias e potenciais pagamentos de multa de rescisão.

O resultado desse erro, caso a empresa não tenha uma reserva necessária, pode ser a necessidade de recorrer a terceiros para custear essas despesas. O aconselhável é fazer um planejamento prévio e definir os prazos para realizar a reserva de cada gasto que pode surgir.

4.  Não se informar sobre os impostos

Todos os valores descontados ou retidos na folha de pagamento podem sofrer variações de acordo com a mudança do quadro de funcionários da empresa ou da própria lei.

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Em razão disso, aquele que preenche a folha de pagamento deve sempre se manter informado, tanto em relação aos funcionários, quanto em relação às alterações de alíquotas dos impostos da folha de pagamento incidentes sobre os valores pagos, como o INSS, o RAT, o FGTS, o Imposto de Renda, dentre outros.

Para se informar a respeito das alterações e das datas para retenção ou desconto, que podem ocorrer a cada ano, é preciso acessar o site da Receita Federal e consultar a sua agenda tributária.

5. Fazer anotações erradas ou incompletas

Se a empresa não se atentar às anotações referentes aos colaboradores que estão afastados de suas atividades, ela acaba realizando pagamentos indevidos  de vale-transporte ou vale-refeição, por exemplo. Com isso, há mais uma despesa desnecessária para a empresa.

É sempre bom lembrar que a empresa não está obrigada a pagar benefícios quando o colaborador estiver afastado por motivo de doença, acidentes trabalhistas ou férias. O pagamento apenas será obrigatório se constar no acordo coletivo da categoria.

6. Não estar atento aos extras da folha de pagamento

Os adicionais de periculosidade ou insalubridade, horas extras, descanso semanal e horas noturnas não podem ficar de fora dos cálculos  do mesmo modo que os benefícios especiais, como comissões, adicionais, auxílio-maternidade e participações nos lucros. Garantir que esse erro não aconteça evita problemas com passivos trabalhistas e danos à imagem da empresa.

Para que os cálculos possam ser feitos corretamente, defina com clareza as políticas de pagamento de modo que não haja dúvidas em relação a quem deve receber e de que forma é calculado.

7. Utilizar categoria e enquadramento errados

Há uma convenção coletiva para cada categoria profissional, sendo que cada uma se submete à jurisdição de um determinado sindicado de trabalhadores. Se esse campo for preenchido incorretamente, algumas despesas serão calculadas de maneira errada, podendo prejudicar a empresa ou o funcionário.

Também é importante escolher o enquadramento correto  ou seja, informar se o colaborador é assalariado, pessoa jurídica, freelancer ou possui outro vínculo. Essa informação também interfere no modo como os itens que integram a folha de pagamento serão calculados.

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Organize-se e classifique os colaboradores de acordo coma sua categoria de trabalho e o enquadramento. Entenda como funciona a convenção coletiva de cada um para que todas as regras sejam observadas e atendidas no preenchimento da folha de pagamento.

Apesar de ser uma tarefa comum, o cálculo e o preenchimento da folha de pagamento pode acarretar em uma série de erros. Evitando-os, a empresa não pagar multas, não ter despesas desnecessárias e não acumular problemas trabalhistas e jurídicos.

Com base nas nossas dicas, é possível que o gestor do recursos humanos faça uma administração mais eficiente na hora de calcular e preencher a folha de pagamento de sua empresa.