A importância do cadastro de moradores nos condomínios

Pode parecer algo simples, mas o cadastro dos moradores é fundamental para a segurança e a boa convivência condominial. E para além de mantê-lo é preciso atualizá-lo sempre, afinal de contas tem sempre gente chegando e saindo dos condomínios.

Vale levar em consideração que esses dados também precisam de uma atenção a mais, pois já está em vigor a Lei de Proteção de Dados (LGPD) e suas sanções. Por isso, recomenda-se que o condomínio colha dados de maneira restrita e necessária, sem extrapolar o quanto necessário à sua administração e segurança jurídica de suas relações.

Nesta nova postagem vamos entender quais as informações essenciais do cadastro, os tipos, a importância, entre outros detalhes.

CADASTROS VARIADOS

Existem dois tipos de cadastros. O básico que costuma ficar na portaria, justamente para preservar as informações, e o completo de exclusividade do síndico, com uma garantia maior de sigilo.

Essa diferenciação dos cadastros é fundamental para evitar que dados pessoais caiam nas mãos de pessoas estranhas.

Cadastro Completo – Precisa constar, além do telefone e e-mails, os contatos de trabalho, documentos pessoais como CPF e RG, vagas de garagem, número do apartamento, bloco e outros dados que se façam necessários em caso de urgência.

Cadastro Básico – Este documento irá auxiliar o porteiro sobre pessoas autorizadas a entrar no apartamento do morador enquanto ele estiver fora. Ele pode ser eletrônico, com uma base de dados e software próprio. Ou pode ser um livro controle específico, constando o nome do morador principal, seus dependentes e possíveis empregados na unidade. Além disso deve constar os números dos telefones e/ou celulares de cada um, além dos modelos e placas dos veículos da família.

O condômino pode se negar a fornecer os dados?

A LGPD já está em vigor como explicamos acima, mas isso não permite que o condômino, se negue a fornecer dados ao prédio. (artigo 44,  do Código Civil). O que a lei vêm proteger é o fato de que tais dados não poderão ser utilizados por empresas terceiras ou até mesmo em solicitações por condôminos dentro de condomínios.

A simples coleta e armazenamento dos dados pessoais pelo condomínio, além de se tratar de medida de segurança e gestão condominial, não implica em violação de nenhum artigo previsto na lei nova (LGPD).

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Segundo especialistas, é possível, inclusive, estabelecer multas para quem se negar a prestar informações. Mas, o indicado é apostar no argumento da segurança, para mostrar ao condômino a importância do fornecimento dos dados.

Enfatize, por exemplo, que com um cadastro atualizado, a entrada de terceiros no condomínio será dificultada, lembrando sobre a atuação de ladrões em condomínios, que tem sido cada vez mais frequentes e estratégicas.

Benefícios do cadastro

SEGURANÇA – Um cadastro bem feito facilita o cotidiano do síndico e funcionários de diversas maneiras. Evita, por exemplo que o porteiro confie apenas na memória visual para barrar ou permitir a entrada de pessoas estranhas no condomínio.

O cadastro de moradores bem atualizado ajuda a evitar o problema da insegurança. Por meio dele, é possível entrar em contato com os moradores a qualquer momento. Isso facilita a verificação das solicitações de serviço e torna o acesso ao condomínio ainda mais controlado e seguro.

ENCOMENDAS – Neste período de pandemia, quando o número de encomendas cresceu significativamente, o cadastro de moradores atualizado vai fazer diferença na hora de organizar o recebimento e distribuição dessas correspondências.

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COMUNICAÇÃO – Tem ainda o benefício da comunicação. O cadastro permite que a comunicação entre moradores e síndico ocorra de maneira mais certeira. Por exemplo, ajuda na hora dos envios de multas e avisos, assim como em casos de emergência como vazamentos de água ou gás, estando os moradores fora do apartamento.

Utilização de aplicativos

A utilização de aplicativos, como o MyCond, pode agilizar e facilitar muito o acesso ao cadastro dos moradores, já que os dados são disponibilizados em uma única tela.

Através do sistema de busca integrada, o morador é encontrado mais rapidamente. Essa procura pode acontecer usando o nome do morador, o RG ou a placa do carro.

Outra facilidade é que em alguns aplicativos é permitido que os residentes solicitem o cadastro de forma automática e simples. O síndico é informado sobre o pedido e confirma a aprovação. Em seguida, o morador recebe um e-mail com o login e senha para acessar o app.