Final de ano é sinônimo de festas e celebração do novo, mas para empreendedores e empresários é o momento de fazer balanços, organizar a casa e fazer planejamento para recomeçar. E para quem administra condomínios não é diferente, eles também precisam lidar com uma agenda que inclui o cumprimento de prazos apertados.
E para ajudar ao síndico a entender os principais pontos que precisam ficar atentos neste período de final de ano, abaixo algumas observações para um bom planejamento.
Hora de organizar
Sim, a palavra principal do síndico no final do ano em condomínios é organizar. Começando com uma assembleia especial na qual será apresentado o orçamento do novo ano, para que possa ser aprovado pelos condôminos.
O orçamento traz detalhes da previsão de gastos, àqueles custos operacionais comuns de um condomínio que precisam ser realizados para um funcionamento correto no local. Ele pode ser feito tomando como base as despesas que o condomínio teve no ano atual.
O síndico organizado e com um bom planejamento consegue prevê gastos extras no ano anterior e, com a aprovação dos moradores, consegue dividir os custos durante os 12 meses para que não haja sustos e reclamações.
Um exemplo de custos que podem passar por essa diluição são o abono e as gratificações de final de ano dos empregados.
O administrador não pode esquecer que o fundo de reserva é destinado às emergências, e por isso, não pode ser uma opção para cobrir gastos não previstos. Então, vamos organizar!
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Décimo terceiro
Antes que o ano vigente termine os síndicos não podem esquecer, ainda dentro do orçamento anterior, do pagamento do 13º salário dos funcionários, considerando o dissídio que ocorre em outubro.
Para funcionários terceirizados, os especialistas orientam consultar a empresa terceirizada sobre questões relacionadas ao 13º, gratificações, cestas natalinas, etc.
Funcionários
Se o condomínio conta com os próprios funcionários, organize junto à sua administradora um revezamento de plantão para o Natal e ano novo. Caso seja autogestão, organize o plantão, verifique quais estarão de férias, oficialize a decisão com assinatura de todos e divulgue a tabela para funcionários e moradores.
No caso da necessidade de contratar outras pessoas para cobrir o período, a recomendação de especialistas é procurar uma agência de confiança. Não pode esquecer de deixar os moradores cientes da alteração, mesmo que o trabalho seja em esquema de plantão.
Cotas condominiais
Hora também de planejar a emissão das cotas condominiais de janeiro e também de alertar os moradores para que se programem para o pagamento em função das férias.
Declaração de IR
O síndico deve reunir os documentos necessários para realizar a Declaração de Imposto de Renda e a entrega da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, que controla os registros de FGTS dos funcionários e identifica os que têm direito ao PIS.
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Segurança
Final de ano a segurança também é uma prioridade na gestão do síndico, já que muitos condôminos viajam e as residências ficam vazias, o que é, infelizmente, um momento propício para assaltos.
Em meio a esse cenário, todos os funcionários devem ser instruídos a estarem ainda mais alertas e atentos, assim como os moradores devem ser orientados para que tomem as devidas precauções para evitar transtornos, a exemplo da importância de avisar aos responsáveis do prédio o período em que ficarão fora e se vão deixar a chave das unidades com alguém.
E tem mais detalhes que os condôminos precisam se atentar, como desligar os equipamentos eletrônicos, torneiras e o gás para evitar acidentes, e deixar um telefone com o síndico, porteiro ou zelador para que, em uma eventual emergência, eles sejam avisados.
Decoração de Natal
É iluminação, papai-noel, renas, árvores de Natal. Final de ano é hora também de deixar o condomínio impecável. Mas claro que isso não sai de graça.
Então, é importante lembrar que a compra desses materiais também precisa ser aprovada em assembleia. Para os locais que desejam contratar uma empresa especializada para ornamentar, a decisão final também deve ser dos moradores.
Crianças de férias
Já sabe, não é? Final de ano as crianças estão livres e soltas no play, é o período de recesso escolar. E como está o parquinho?
Esse também é um tema que envolve segurança, e sim, deve ser tratado com atenção. Hora de garantir a manutenção dos brinquedos, eles devem estar seguros de acordo com as normas nacionais de segurança.
A associação brasileira de Normas Técnicas (ABNT) neste caso é a NBR 14.350 que determina as regras de segurança de brinquedos de playground.
Vale lembrar ainda, que tem as normas de distanciamento por causa do novo coronavírus. Os condôminos precisam respeitar a quantidade mínima e a utilização de máscara nesses espaços. E o condomínio precisa ampliar a fiscalização.
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Fiscalização
Abaixo alguns pontos para ser fiscalizado neste período e incluído no planejamento;
- Revisar as cerca de proteção
- Conferir se o sistema de câmeras está ok
- Enviar circulares para os moradores lembrando aquelas medidas de segurança que falamos acima para quem for viajar
