Dicas para preparar uma assembleia virtual

Síndicos e administradores sabem que as assembleias virtuais tiveram uma papel de grande relevância neste período pandêmico. Momento em que as decisões precisavam ser tomadas nos condomínios, mas o distanciamento social, essencial para evitar a proliferação do vírus, impossibilitava os encontros presenciais.

O número de casos da Covid-19 tem reduzido em todo o mundo com o aumento da vacinação. Neste cenário, os condomínios têm começado a liberar espaços e eventos com limites de pessoas e exigências nos protocolos de segurança.

Mas mesmo com a possibilidade de realizar assembleias presenciais, o modelo híbrido ou até o modelo totalmente virtual se mantém em muitos espaços. Pelos benefícios envolvidos, como o aumento de participação.

Aumento de demanda

Segundo dados da startup baiana MyCond, especializada em condomínios, a adesão de moradores às reuniões de condomínios mais que dobrou neste período de isolamento social causado pela pandemia do novo coronavírus.

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Antes, nas assembleias presenciais, a adesão ficava em torno de 25% e agora, nas assembleias virtuais, já alcança 70%. A empresa possui mais de 140 condomínios na base de dados. Com a ferramenta gratuita de votação online, a empresa registrou uma participação expressiva e adesão nunca vista antes nas assembleias presenciais.

Dicas Importantes

Entendemos o cenário, mas nesta postagem vamos focar em dicas importantes para ter uma assembleia bem estruturada. Aqui você vai saber como fazer a preparação e garantir um pleito seguro.

Manual de utilização

Por ser uma modalidade relativamente nova e que nem todos estão habituados, é essencial criar um manual contendo informações e orientações de como acessar e utilizar a plataforma.

No material deve constar o passo a passo com uma redação simples e fácil para deixar as informações o máximo possível claras para todos os condôminos. O ideal é que todos cheguem para a assembleia bem preparados.
Uma dica é abrir um canal de dúvidas dias antes da assembleia, para que todas elas sejam sanadas.

Roteiro

Um pequeno roteiro também é importante para agilizar todo o processo. Antes o síndico pode anotar os tópicos de cada tema, indicando o tempo médio de duração para falar sobre cada um deles. O tempo que os participantes terão para se pronunciar também deve estar na previsão.

Assim como na assembleia presencial, o síndico também precisa enviar aos condôminos, com antecedência, os documentos e informações pertinentes aos itens da pauta.

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Antecipe Imprevistos

A assembleia virtual precisa de internet para acontecer. Então no dia a conexão precisa estar ok. Para evitar imprevistos é importante realizar testes antes do início e verificar a estabilidade do sistema.

O síndico e administradores precisam ainda investir em equipamento que possua boa internet, som e vídeo adequados para conduzir o encontro.

Clima condominial

Escolha data de realização da assembleia em períodos menos conturbados. E assim evite que os condôminos fujam da pauta prevista.

Um momento muito conturbado e com muitas questões controversas para serem deliberadas pode tornar o processo mais complicado.

Edital de convenção completo

Nas assembleias virtuais, o edital de convocação deverá ser abrangente em seu teor e informar, de forma resumida, todo o procedimento que o condômino deverá seguir para participar do ato.

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O edital de convocação deve conter, com base no regulamento que disciplina a realização do ato, regras padrões, como, por exemplo, prazo para habilitação, ordem de inscrição para participação nas deliberações, entre outras diretrizes, todas com o objetivo de conferir organização e transparência às assembleias.

Escolha uma plataforma eficiente

A plataforma escolhida deve ter mecanismos de configuração que permitam que a liturgia da assembleia possa ser respeitada.

Por exemplo, a ferramenta ou aplicativo deve garantir a todos os condôminos o direito e a oportunidade de participar, de se manifestar e de votar, sob pena de invalidação do ato.

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Sistema MyCond

O MyCond é um aplicativo de gestão de condomínios, que facilita a administração, oferecendo também a função de realização de assembleias virtuais. Os votos são computados através de um sistema completamente auditável, no qual se pode verificar quando ocorreu a votação, qual o condômino votante e qual das opções foi escolhida no ato, sendo um meio totalmente válido e seguro para o cômputo do resultado.

Como funciona?
  • Primeiro o síndico abre a assembleia com data de horário de início e fim.
  • Segundo ele convoca os condôminos por meio de um link com a pauta da reunião.
  • Depois o votante pode acessar o link. O sistema só permite um voto por unidade e de condôminos autorizados, como: responsáveis financeiros, por procuração e adimplentes. Os votos podem valer por unidade ou por fração ideal. Tudo feito pelo aplicativo.
  • No final o app consegue computar todos os votos e ainda realiza a auditoria. Uma votação segura, como deve ser.