A elaboração ou alteração da Convenção do Condomínio não é uma tarefa fácil e exige processos que devem ser respeitados.
São procedimentos que vão desde a confecção da minuta, com futura discussão do novo texto em Assembleia, passando pela votação de 2/3 (dois terços) dos condôminos, um quórum de difícil alcance. E, por fim, o registro perante o Cartório de Imóveis competente, observando todas as suas solicitações e exigências registrais, que não são poucas.
Nessa nova postagem vamos conhecer o passo a passo para esse processo, as necessidades de alterações e a importância de se pensar os custos.
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Passo a passo
Para o síndico que nunca passou por esse processo, segue um passo a passo que pode ajudar muito a entender os procedimentos e como eles devem ser executados.
1 – Busque um advogado especialista – É importante acionar o advogado do local ou contratar um especialista em direito imobiliário. Garantindo assim um processo seguro dentro da lei.
2 – Crie do grupo de trabalho – a criação de um grupo de trabalho é importante para reunir sugestões e debater as necessidades de cada alteração proposta.
3 – Faça uma reunião prévia com os moradores – o encontro é o momento para debater as novas regras e os pontos de mudança. Explique aos moradores a importância de levar ideias para a elaboração do documento. Lembre-se de anotar todas as sugestões.
4 – Elabore uma minuta – com ajuda do advogado elabore a minuta e depois divulgue para que todos apresentem sugestões de alteração da Convenção, estabelecendo sempre um prazo para respostas.
5 – Hora da segunda minuta – após receber as sugestões, uma nova minuta pode ser elaborada acrescentando as alterações. Depois é só repassá-la para os interessados antes da assembleia.
6 – Recolha as procurações específicas – esse é um passo importante para aprovar a nova Convenção após todos se informar sobre o teor do acordo a ser aprovado, se possível.
7 – Convoque a Assembleia – A Convocação da Assembleia deve ter finalidade específica. O tema deve ser exclusivamente a mudança da Convenção.
8 – Marque a assembleia – no caso de conseguir obter os 2/3 de procurações necessárias através de edital específico é hora de marcar a assembleia.
9 – Faça a ata – após a aprovação da nova convenção é preciso fazer a ata da aprovação com as devidas assinaturas dos condôminos proprietários.
10 – Averbação – Para que todas as alterações tenham validade é preciso levar ao Cartório de Registro de Imóveis e averbar as alterações da convenção.
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Realização da Assembleia
Para que a assembleia seja convocada é preciso elaborar um edital, no qual o único tema seja a alteração. No caso de condomínios, o artigo 1.351 do Código Civil reclama a presença de 2/3 dos condôminos no momento da assembleia, a qual será autenticada por meio do requerimento de assinaturas (quórum).
Portanto, qualquer alteração que se queira fazer no estatuto depende da consulta ao estatuto anterior o qual definirá o quórum necessário para que ela possa ser efetuada.
Registro cartório
Após a realização da assembleia e caso ocorra uma aprovação da nova Convenção pelo quórum exigido, é necessário encaminhar duas vias do novo documento para o Cartório de Imóveis, juntamente com o edital de convocação da assembleia e a ata, com o registro das devidas alterações, assinada pelo presidente da assembleia, o secretário e um advogado.
Além disso, deve ser apresentada a lista de presença da assembleia e um requerimento por escrito solicitando a alteração do Estatuto ou Convenção e assinado por um representante legal.
Porque alterar?
A Convenção do condomínio é onde estão descritos todos os direitos e os deveres de cada um em relação ao espaço que todos compartilham. E é no próprio documento que se estabelece a forma e o quórum para as alterações do mesmo.
Sendo assim, é possível prever duas situações em que será preciso recorrer à Convenção para que se procedam as mudanças:
1 – Quando ocorre imposição da lei federal – o condomínio é obrigado a alterar ou atualizar os documentos constitutivos conforme os novos aspectos legais;
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2 – Quando, em caso de condomínios mais antigos, a convenção precisa de uma atualização, já que com o passar dos anos surgem novos costumes e regras de convivência que precisam ser considerados em prol da harmonia dos moradores.
Atenção aos custos
Ao decidir alterar uma convenção de condomínio, antes de tudo, o síndico precisa buscar informações sobre o custo de todo o processo. Então atenção para:
- Elaborar um orçamento para o processo de alteração;
- Considerar as alternativas com melhor custo benefício, especialmente na hora de contratar um profissional da área jurídica;
- Informar aos condôminos os custos envolvidos na alteração da convenção;
- Conseguir a aprovação dos condôminos para o processo de alteração.
Dica importante
Uma vez tomada a decisão de alterar a Convenção, que tal aproveitar a oportunidade e atualizar também o Regulamento interno? Essa é uma boa ideia, já que muitos deles, especialmente os mais antigos, possuem expressões discriminatórias, como “serviçais”, além de cláusulas que proíbem empregados de utilizar os elevadores sociais, o que hoje constitui violação à lei.
Além disso, um novo Regulamento Interno, bem atualizado, pode proporcionar um aumento da segurança do condomínio, inclusive no aspecto jurídico. Sem esquecer que o Regimento Interno e a Convenção não podem entrar em discordâncias.
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Requisitos mínimos
São requisitos mínimos que devem constar de uma Convenção Condominial, de acordo com os artigos 1.332 e 1334 do Código Civil:
1-) A discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das partes comuns;
2-) A determinação da fração ideal atribuída a cada unidade, relativamente ao terreno e partes comuns;
3-) O fim a que as unidades se destinam (residencial, comercial, misto);
4-) A quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio;
5-) Sua forma de administração;
6-) A competência das assembleias, forma de sua convocação e quorum exigido para as deliberações;
7-) As sanções a que estão sujeitos os condôminos, ou possuidores;
8 -) O regimento interno.
Requisitos complementares importantes:
1-) O modo de usar as coisas e os serviços comuns;
2-) O modo de escolher o síndico e o Conselho Fiscal ou Consultivo, se houver;
3-) As atribuições do síndico e dos conselhos;
4-) A definição da natureza gratuita ou remunerada de suas funções;
5-) O modo e o prazo de convocação das assembleias gerais;
6-) A forma de contribuição para a constituição do fundo de reserva;
7-) A forma e o quorum para as alterações da convenção;
8 -) O seguro do prédio.
