Portaria condomínios: como lidar com encomendas em excesso

Comprar pela internet virou rotina para as pessoas. E o resultado disso, em condomínios com muitos apartamentos, é o acúmulo de encomendas.

Alguns condomínios de 700 unidades, por exemplo, chegam a receber 100 encomendas por dia, de todo o tipo e de todo tamanho.

E é possível perceber o volume dentro das portarias, local onde as encomendas costumam aguardar a retirada dos moradores.

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O desafio hoje está tanto no espaço da portaria, que acaba ficando pequeno para tanta encomenda. Como para o profissional que recebe e despacha os produtos. Muitas vezes, o porteiro fica com essa responsabilidade, e quando o volume é muito grande, acaba prejudicando o trabalho de vigia e de recepção de visitantes, por exemplo.

Ou seja, o novo hábito de consumo tem trazido alguns desafios de gestão para os condomínios.

O que diz a legislação?

Quem é responsável hoje dentro do seu condomínio na recepção e distribuição das encomendas?

Segundo a Lei Federal n. 6538/78, é descrito que os responsáveis pelo edifício, “sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados, são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”.

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Pela lei, vários agentes podem se responsabilizar pelas encomendas. Mas o ideal é deixar esse trabalho mais direcionado. Uma saída para evitar desentendimentos e confusões é convocar uma assembleia para normatizar o assunto no regimento interno.

No regimento é possível, por exemplo, colocar regras nos recebimentos. Veja abaixo algumas delas:

  • O condomínio pode definir o tamanho máximo para recebimento e do valor do objeto recebido.
  • É importante que toda chegada e saída de mercadoria seja protocolada.
  • É possível destinar um espaço no condomínio para armazenar as encomendas.
  • É possível estipular que os moradores avisem o porteiro sobre o recebimento de determinada mercadoria, principalmente as que ocupam mais espaço, como eletrodomésticos.
  • Estabelecer um prazo para o morador retirar a mercadoria no local em que estará armazenada é uma boa ideia para evitar acumular muitos produtos.
  • Caso não haja porteiro o condomínio pode nomear alguém para receber encomendas e sinalizar no interfone qual é o apartamento responsável.

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Atenção para os principais problemas!

Quando os recebimentos e entregas de encomendas saem do controle, se preparem para os problemas.

E quais são eles?

  • Extravio: seja na hora da negação do porteiro em receber a entrega ou até mesmo pela desorganização do condomínio, documentos e mercadorias podem se desencontrar do seu destino final;
  • Perda: a falta de controle pode fazer com que as entregas sejam recebidas, mas não devidamente encaminhadas. Podem, por exemplo, ir parar em apartamentos errados.
  • Furtos: a falta de controle pode contribuir para o oportunismo de encarregados, que se aproveitam da desorganização em benefício próprio.

Dica My Cond  

A tecnologia pode ser uma aliada na hora de gerir as encomendas.

Com o aplicativo My Cond, por exemplo, as encomendas podem ser lançadas no app e o condômino recebe um aviso de chegada pelo Smartphone de forma mais rápida e onde ele estiver.