Gerenciar encomendas e correspondências em condomínio não é tarefa fácil. Esta tarefa requer planejamento, organização e muito tempo para se garantir a eficiência na entrega.
Por isso, manter um sistema de gestão de encomendas eficaz e otimizado para melhorar a experiência dos usuários do condomínio é de suma importância.
Este artigo tem como objetivo enfatizar a importância deste tema, apresentar os benefícios da implementação deste sistema e compartilhar informações interessantes sobre a melhor maneira de gerenciar esse processo.
O que é a gestão de encomendas?
Gestão de encomendas é o processo de administrar as operações de entrega e recebimento de encomendas e correspondências para um condomínio. Esta gestão inclui todas as etapas do processo, desde a coleta das encomendas até a entrega.
Um sistema de gestão de encomendas bem estruturado possibilita a um condomínio gerenciar as entregas com maior eficiência e ajuda a evitar o acúmulo de encomendas não entregues, além de melhorar a experiência dos usuários.
Esta gestão pode ser feita de forma otimizada por meio de aplicativos, a exemplo do sistema MyCond.
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Qual a importância da gestão de encomendas e correspondências no condomínio?
A gestão de encomendas e correspondências é essencial para condomínios, pois permite que os moradores possam receber seus produtos de maneira eficiente, sem ter que se preocupar em buscá-los nas agências de correios, evitando assim longas filas e transtornos.
Como funciona o sistema MyCond?
O sistema MyCond é um aplicativo que dentro muitas ferramentas possui uma que permite aos usuários gerenciar as entregas para o condomínio. O aplicativo oferece aos administradores a opção de controle de acesso, de modo que eles possam definir quais entregadores podem ter acesso aos portões e às residências dos moradores.
Além disso, o sistema oferece a opção de envio de notificações para os usuários avisando-os sobre novas entregas. O sistema também oferece a opção de definir um prazo de entrega para encomendas e acompanhá-los até o destinatário, tornando essa gestão ainda mais otimizada.
Quais são os benefícios da gestão de encomendas no condomínio?
A gestão de encomendas em condomínio traz muitos benefícios para os usuários. Alguns deles são:
1. Maior segurança dos bens dos moradores: O sistema MyCond possibilita que os administradores limitem o acesso dos entregadores às áreas restritas do condomínio, garantindo assim maior segurança para os bens dos moradores.
2. Maior rapidez na entrega: O sistema MyCond possibilita que o administrador determine um prazo de entrega para as encomendas antes mesmo delas serem entregues, o que aumenta a eficácia na entrega das encomendas.
3. Melhor monitoramento: O sistema MyCond facilita o monitoramento das entregas nos condomínios, já que permite que os usuários acompanhem as entregas em tempo real, o que oferece maior segurança e tranquilidade para os moradores.
Dicas para melhores resultados
Separamos 5 dicas práticas para ajudar os síndicos e os moradores a alcançarem melhores resultados na gestão do condomínio.
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1. Organize uma caixa de correio com compartimentos
A caixa de correio com compartimentos é uma ótima solução para organizar as encomendas e correspondências recebidas no condomínio. Os compartimentos são numerados para que cada morador possa ter acesso às suas correspondências sem necessidade de abri-los. Além disso, a caixa de correio garante que as encomendas cheguem ao seu destinatário e se mantenham em segurança.
2. Designe um porteiro para receber as encomendas
Designar um porteiro para receber as encomendas é uma ótima forma de garantir que elas cheguem aos seus destinatários de forma segura. O porteiro é responsável por identificar o destinatário, distribuir a correspondência e armazenar em local seguro, para que os moradores possam retirar à vontade.
3. Crie um sistema de notificação para os moradores
Criar um sistema de notificação para os moradores é outra forma eficaz de garantir que as correspondências cheguem ao destinatário. O sistema deve incluir um aplicativo para dispositivos móveis, a exemplo da MyCond, que permitirá que os moradores recebam alertas de novas correspondências, além de outras funcionalidades importantes, como o acompanhamento do status da entrega.
4. Fixe algumas regras para o recebimento das correspondências
É importante definir regras específicas para o armazenamento e recebimento de correspondências e encomendas. Essas regras devem incluir horários de entrega, responsabilidades do síndico e do porteiro, prazos, taxas de serviço, etc. Tudo isso ajuda a garantir que as correspondências cheguem ao seu destinatário de forma rápida e segura.
5. Tenha um sistema de monitoramento das correspondências
Ter um sistema de monitoramento das correspondências é importante para garantir que nada seja perdido ou extraviado. Um sistema de monitoramento pode incluir câmeras de vigilância, audits regulares e outras medidas de segurança para garantir que as correspondências sejam entregues aos destinatários.
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Conclusão
Gerenciar encomendas e correspondências em condomínios não precisa ser complicado. Sistemas como o MyCond tornam esse processo mais eficiente e seguro.
A gestão de encomendas possibilita maior segurança dos bens dos moradores, maior rapidez na entrega e melhor monitoramento das entregas. Estes são os principais benefícios da implementação de um sistema de gestão de encomendas em condomínio.
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