Ter um controle de acesso organizado e eficiente na portaria de um condomínio é algo importante tanto para garantir a proteção dos moradores como para evitar conflitos.
Mas como a desorganização, no processo de controle de acesso, pode gerar conflitos?
No espaço condominial você vai encontrar quem se sinta incomodado, por exemplo, em ter que buscar encomendas na portaria. Ou até mesmo, o simples fato de precisar realizar um cadastro de visitantes, pode gerar um desconforto.
O que é preciso entender, é que por mais que pareça inconveniente ter que seguir determinadas regras, em relação ao controle de acesso, algumas práticas são de grande relevância e podem fazer muita diferença quando falamos de segurança.
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Na postagem de hoje vamos apresentar o passo a passo para uma comunicação positiva em relação a importância de um controle de acesso.
PASSO 1 – Conscientização
Para que o controle de acesso funcione perfeitamente, não basta todo o aparato de equipamento e estrutura. Um detalhe importante é que os condôminos entendam a importância do mesmo e sigam as boas práticas.
Daí então a importância de uma campanha de conscientização por meio de comunicação interna. O que fica a cargo do síndico.
Descreva as regras e mostre dados reais de como a violência vem atingindo os condomínios. Faça as pessoas entenderem, com fatos reais, que a violência pode ser evitada seguindo as regras descritas.
É fundamental que todos os agentes condominiais compreendam seu papel em relação à segurança do empreendimento e sejam firmes no cumprimento das regras. Uma pequena exceção pode ser o pulo do gato para aproveitadores.
PASSO 2 – Documentação
Todas as ações que envolvem o descumprimento das regras em relação ao controle de acesso devem ser documentadas.
Caso algum morador seja agressivo ou deixe de cumprir o que está determinado no regimento, o síndico deve registrar dados, como: nome completo, unidade, dia e horário.
A ideia é garantir que o síndico fique resguardado nos casos de incidentes, já que é responsável por manter a segurança do empreendimento.
PASSO 3 – Firmeza
Mesmo nos momentos em que algum morador busque conflitar sendo arrogante e pouco receptivo às regras. O síndico deve manter a calma, utilizar da educação e se manter firme quanto às regras determinadas pelo local.
Em caso de insatisfação de um grupo maior, o síndico pode sugerir a realização de uma assembleia para uma conversa e deliberação em conjunto.
Mas o síndico deve lembrar de nunca abrir exceção, já que ele pode ser responsabilizado por qualquer problema.
Passo 4 – Tecnologia
Hoje o mercado dispõe de vários recursos tecnológicos que podem ajudar na gestão do controle de acesso.
Aplicativos, como a MyCond, possibilitam que tanto a administração quanto os moradores consigam liberar, agendar, compartilhar e bloquear acessos tudo pela palma da mão e de qualquer lugar, utilizando smartphones ou tablets.
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Sem falar na possibilidade de monitorar em tempo real a permanência do visitante e até disponibilizar um QRCode, gerado por meio de um código, que pode ser utilizado na entrada ou saída do morador ou prestador de serviço.
São vantagens que jamais seriam possíveis sem a ajuda da tecnologia e que proporcionam segurança, agilidade e comodidade aos moradores. E ainda otimizam a gestão do síndico promovendo satisfação.
Dicas para melhorar o controle de acesso
FAÇA UM BOM CONTROLE DE ENTRADA – é importante ser rigoroso em relação a quem entra e quem sai do prédio. Cada visitante deve ser identificado e autorizado pelo morador a acessar as dependências do prédio.
REGISTRE O ACESSO – Apesar de ser um processo chato para os visitantes, registrar todos os acesso é garantir a segurança dos moradores. Portanto, assim como investir em um cadastro de visitantes, também é interessante criar um registro de acesso, com o histórico de todas as pessoas que entraram no prédio e qual foi a unidade ou apartamento que visitaram.
NUNCA DEIXE A PORTARIA VAZIA – A portaria deve estar sempre assistida, ou pelos porteiros, ou pelos controladores de acesso.
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TREINE OS PROFISSIONAIS – O treinamento dos profissionais é fundamental para melhorar o controle de acesso do condomínio. Equipes devidamente capacitadas não só garantem o bom andamento do condomínio, como também, ajudam a implementar melhorias na segurança do prédio. Lembre-se também das reciclagens, já que a todo tempo surgem novas modalidades de golpes.
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