Como Promover Assembleia Virtual Condominial – Passo A Passo

Tudo o que será aqui explicado é aplicável, igualmente, para Condomínios residenciais, comerciais, de lotes ou de residências, inclusive a utilização de aplicativos específicos, sobre os quais será a seguir exposto.

A Assembleia Eletrônica (ou virtual) é certamente um caminho sem volta. Embora legalmente prevista para vigorar até 31.10.2020 pela Lei 14010/2020 – período em que as Assembleias presenciais, por força da Pandemia Covid-19 estão proibidas –, certamente evidencia-se como uma opção que todos quererão adotar pela simples e boa razão de que é muito mais fácil contar com a participação dos Condôminos por essa alternativa de realização, do que presencialmente.

E, por consequência, votar temas polêmicos como a alteração da Convenção Condominial (2/3 dos condôminos) cujos quóruns especiais são sempre – e essa é a palavra correta 100% das vezes – impossíveis de serem conseguidos. Agora não mais. Inclusive para votar pela inserção, na Convenção Condominial, da opção pelas Assembleias Virtuais até mesmo após 31.10.2020, transformando-a, de transitória, em perene, isto é, para sempre.

Lembrando que os aplicativos concebidos para esse fim, ao menos aquele a ser brevemente disponibilizado a preço de custo para os Associados da ACRESCE, cumpre diversas outras funções de extrema utilidade, a saber:

1. Substitui o Livro de Ocorrências que passa a ser preenchido no aplicativo e fica disponível para todos os demais Condôminos;
2. Faz o controle financeiro (emite boletos, controla a inadimplência, automatiza a cobrança e os pagamentos, emite balancetes, etc);
3. Permite que os Condôminos sejam avisados de encomendas chegadas em seus nomes no Condomínio;
4. Permite reservas de salão de festas, churrasqueiras, área de lazer, academia, etc, as quais passam a ser feitas pelo aplicativo;
5. Controla as manutenções periódicas alertando o Síndico ou administrador sobre eventos próximos que exigem a atenção dele;
6. Permite que os Condôminos anunciem, através do aplicativo, ocorrências de achados e perdidos; g) Permite que os Condôminos, pelo aplicativo, autorizem, previamente e por QR Code, a entrada de convidados, sendo o convidante avisado da chegada deles;
7. Alerta a todos os Condôminos sobre avisos postados no aplicativo pela administração;
8. Permite inscrições nas atividades oferecidas pelo Condomínio, como aulas de pilates, dança, etc;
9. Permite a realização da já comentada Assembleia virtual (não presencial).

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Fato é que a Lei 14010/2020 permitiu a realização de Assembleias virtuais, porém não explicitou quais os procedimentos, passo a passo, necessários para sua realização uma vez que se diferenciam, procedimentalmente, daquelas até então realizadas exclusivamente mediante presença física dos Condôminos.

Considerando que todo o cuidado deve ser empenhado na realização de uma Assembleia válida, isto é, que não contenha brechas que permitam sua anulação no Judiciário, vamos ao passo a passo a ser observado para sua realização:

I – CONVOCAÇÃO (EDITAL)

A convocação com a pauta dos temas a serem deliberados é exigência prévia para a materialização de qualquer Assembleia. Deve ser realizada de acordo com o previsto na Convenção Condominial (Código Civil, art. 1334, III), não podendo haver deliberação se todos os Condôminos não forem convocados para a reunião (CC, art. 1354).

Na Assembleia presencial a convocação é feita por edital em papel que deve ser distribuído a todos os Condôminos. Já na Assembleia virtual a forma física do papel é substituída por mecanismos disponibilizados em aplicativos eletrônicos a todos os Condôminos, cuja comprovação se dá por meio do próprio aplicativo. Os Condôminos recebem mensagens em seus celulares convocando-os para a Assembleia.

O ato convocatório (edital), distribuído com antecedência mínima de 8 dias, deve conter todos os elementos (pauta), comum a qualquer Assembleia, como os temas a serem votados, o dia e hora de sua realização, etc, com a diferença de que, no modo virtual, deve constar expresso: “A Assembleia (ordinária ou extraordinária, conforme seja) será realizada em forma virtual, por meio de aplicativo eletrônico, porém as deliberações no seu transcurso ocorrerão por meio de plataforma de reunião virtual (indicar, no edital, expressamente, a plataforma escolhida, por exemplo, ZOOM, Google Meet, Webex, Skype, etc, e o link, endereço eletrônico, para acesso), e todo o seu conteúdo será gravado e ficará disponibilizado para todos os Condôminos”.

II – DELIBERAÇÃO (REUNIÃO DE CONDÔMINOS)

A reunião é precedida, numa Assembleia presencial, pela assinatura dos Condôminos na medida em que esses vão se apresentando. Já numa Assembleia virtual a presença é registrada pelo próprio aplicativo, que registra o log das unidades condominiais representadas no evento, inclusive contém filtro para condicionar os votos a uma pessoa por unidade. O aplicativo controla os votos de cada unidade armazenando dados sobre a unidade, o usuário que votou (nome, telefone e e-mail) e a opção escolhida em cada votação.

Com o quórum representando metade das frações ideais quando a matéria não exigir quórum especial (Código Civil, art. 1352), podendo deliberar por maioria dos votos dos presentes em segunda convocação (exceto quando exigido quórum especial) (CC, art. 1353), a deliberação é o evento em que, durante o transcorrer da Assembleia, todos têm oportunidade de se manifestar expondo suas ideias ou vontade em relação aos temas propostos no Edital de Convocação.

É próprio de uma Assembleia a troca de ideias, exposição de proposições, a fim de que sejam deliberadas por todos. Constitui absoluta exigência, sob pena de anulação do decidido na Assembleia por qualquer Condômino que se sinta preterido em seu direito de convencer, com sua exposição, os demais Condôminos ou, simplesmente, expor suas ideias, que todos tenham oportunidade de se manifestar.

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A deliberação não é feita diretamente no aplicativo, mas em plataforma digital a ser livremente escolhida (Zoom, Google Meet, Skype, Webex, etc), a qual deve ser previamente informada no edital de convocação, conforme atrás exposto.

O registro do deliberado durante a Assembleia presencial tem o objetivo de permitir que as opiniões, convergentes ou divergentes, e tudo o mais que tenha transcorrido durante o processo deliberativo da Assembleia, seja exposto a todos, em qualquer época após sua realização. Por isso seu registro, no modo presencial, é feito pelo Secretário da mesa.

Já numa Assembleia virtual isso não é registrado no próprio aplicativo porque ocuparia muito espaço virtual de memória. A Assembleia virtual deve ser gravada na plataforma digital escolhida. O responsável pela Assembleia deve providenciar o armazenamento eletrônico da reunião, não no aplicativo, mas sim na plataforma já que é nela que a reunião é realizada.

Por isso, relevantíssimo que o conteúdo da reunião assemblear seja preservado por qualquer meio, por exemplo, mídia eletrônica (HD do computador), nas nuvens (nesse caso, indicar o caminho de acesso ao seu conteúdo), pen drive, etc.

Aconselha-se preservar esse material pelo prazo mínimo de 4 anos (Código Civil, arts. 177 e 178), que corresponde ao prazo máximo de que dispõe qualquer Condômino para se insurgir, em juízo, contra qualquer decisão tomada na Assembleia.

III – VOTAÇÃO (DECISÃO)

Na Assembleia presencial a contagem dos votos é feita visualmente pelo Presidente da mesa. Numa Assembleia virtual o próprio aplicativo informa quem votou e também o voto dado para a proposição “A” ou “B” (ou quantas houver), fornecendo o resultado que indica a deliberação vencedora. O controle do voto é feito por unidade condominial ou fração ideal.

IV – REGISTRO DA ATA

O Código Civil (art. 9º) prevê quais documentos devem ser registrados. Dentre eles não se encontram as Atas de Assembleias, o que indicaria, em princípio, que seu registro não é exigido. Já o art. 221 do mesmo Código Civil, que dispõe sobre os meios de prova, diz que o instrumento particular, feito e assinado ou somente assinado por alguém, prova as obrigações convencionadas de qualquer valor, mas seus efeitos em relação a terceiros só são exigíveis após registro público.

Claro está que o deliberado e decidido e expresso na Ata da Assembleia Condominial produz efeitos imediatos e vincula a ela todos os condôminos, de modo que ninguém – mesmo os ausentes –, poderá alegar seu desconhecimento ou possibilidade de descumprimento ao tanto quanto nela decidido, exceto, claro, ocorrendo nulidade ou anulabilidade. Ou, ainda, alegar sua desobrigação de cumprir o decidido com base no fato de não ter sido ela registrada em Cartório de Títulos e Documentos.

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Cabe, pois, uma pergunta: por que então registrá-la? A resposta é dada pelo referido art. 221: porque para a decisão assemblear ter validade em relação a terceiros, só se registrada em Cartório (registro público).

Isso leva à necessária distinção entre Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) e Assembleias Gerais Extraordinárias (AGE). É que as AGOs são, normalmente, realizadas uma vez por ano (até o final de abril), para a tomada de contas da administração e sua apresentação, para aprovação, aos demais condôminos (Código Civil, art. 1350).

Entretanto, pelo menos a cada dois anos, as AGOs também aprovam a escolha do Síndico (CC, art. 1347). Assim é que a escolha do Síndico, lavrada em Ata, é apresentável perante as instituições financeiras onde o Condomínio possua conta corrente.

Para que os bancos aceitem que o Síndico então eleito comprove deter poderes para representar o Condomínio e opere suas contas bancárias, exige a apresentação da Ata de Assembleia da AGO registrada em Cartório, porque o banco é terceiro em relação ao Condomínio (os condôminos não são terceiros já que o Condomínio é uma entidade que nem pessoa jurídica é, porém, constituída pela reunião dos Condôminos).

Se o banco não fizesse tal exigência, qualquer Condômino poderia tentar representar o Condomínio perante ele, a qualquer tempo, de modo a fragilizar a realização das transações financeiras e os poderes sobre elas.

Justamente por isso é que o art. 1347 do Código Civil determina que a Assembleia (no caso, obrigatoriamente, AGO), escolha um Síndico para administrar o Condomínio por prazo não superior a 2 anos, podendo ser reconduzido nessa função ilimitadamente. Dentre as competências do Síndico, uma delas é representar o Condomínio, inclusive em juízo (CC, art. 1348, II).

Fizemos distinção entre AGO e AGE porque os efeitos produzidos em relação a terceiros são normalmente próprios das deliberações decididas em AGO, como escolha do Síndico. Já outras deliberações que sabidamente não produzirão efeitos em relação a terceiros, normalmente próprias de AGEs, não precisarão ser registradas em Cartório.

A Ata da Assembleia deve ser assinada pelo secretário e presidente da mesa. Não é exigida nem pelo Código Civil, tampouco pela Lei 4591/64, a assinatura dos demais Condôminos. Entretanto, como colher a assinatura deles na Ata de uma Assembleia virtual? A solução é utilizar sistemas que permitam a validação de assinaturas, e que são gratuitos, como por exemplo, “Contraktor”, muito fácil de utilizar.

Sugere-se, para conferir validade às assinaturas eletrônicas, que conste expresso na Ata o seguinte: “As partes signatárias do presente aceitam, como plenamente válida, eficaz e vinculante, as assinaturas eletrônicas apostas no presente instrumento (escolher o aplicativo de assinaturas, exemplificativamente, Contraktor, Docusign, Certisign, etc), renunciando expressamente a qualquer questionamento sobre a validade jurídica das mesmas, a qualquer tempo”.

Por fim, o Síndico deve comunicar aos Condôminos, em 8 dias após a Assembleia, o que foi decidido (Lei 4591/64, art. 24, § 2º), distribuindo a cópia da Ata.

No caso de Assembleia virtual isto é disponibilizado pelo próprio aplicativo eletrônico de votação e o resultado da votação é apurado em tempo real sendo disponibilizado logo após o voto de cada usuário.


V – QUADRO COMPARATIVO (ASSEMBLEIA PRESENCIAL x ASSEMBLEIA VIRTUAL)

Cuidado especial deve ser tomado em relação àqueles que, por qualquer razão, não querem ou não sabem utilizar os dois instrumentos necessários (aplicativo e plataforma de reunião virtual). Nesse caso, se não querem votar eletronicamente, a regra é a mesma para aquele que não quereria participar de Assembleia presencial, ou seja, não participará da reunião e não votará. Já aquele que não sabe utilizar as ferramentas eletrônicas comentadas, poderão ser assistidos, ao menos no que se refere ao aplicativo, pelo serviço de teleatendimento disponibilizado pela ACRESCE, dentro do horário comercial (8:00 as 18:00 de 2ªs às 6ªs-feiras).

Atenção também deve ser posta quanto àqueles que votarão por procuração, a qual deve ser previamente disponibilizada pelo interessado, através de foto, no aplicativo. Nesse caso as procurações devem ser entregues à administração com antecedência para que a pessoa do usuário seja configurada como responsável pela unidade condominial votante e, portanto, tenha acesso ao voto.

NOTA: O Instituto de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas do Brasil (IRTDPJ) sugere, para a realização de assembleias virtuais (no caso, embora aplicável para Sociedades Anônimas, Limitadas, Cooperativas, entendemos também aplicável às Associações e, por extensão, aos Condomínios) dentre outros, que:

a) O edital de convocação deve conter o link a ser disponibilizado no dia da Assembleia;

b) Garantia do quórum estatutário para decisão;

c) Declaração dos presentes;

d) A ata da assembleia deve declarar os itens “a” a “c”, bem como os temas da pauta, com clareza, além do número de votos;

e) A ata deve ser assinada pelo Presidente e pelo Secretário da Assembleia.

Quanto ao item “a” imediatamente acima, o link fica dispensado já que tanto o edital quanto a Assembleia serão realizados no próprio aplicativo.

Quanto ao item “b”, uma vez estabelecido no aplicativo o quórum mínimo exigido, a Assembleia somente ocorrerá se efetivamente alcançado o referido quórum.

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No que se refere ao item “c”, a declaração dos presentes será gravada no ambiente virtual (Zoom, por exemplo) e ficará disponível em pen drive, HD, nuvens, etc.

Já quanto ao item “d”, o cumprimento de suas exigências deverá constar da ata da assembleia.

Por fim, no tocante ao item “e”, as orientações sobre as assinaturas constam acima.

Derradeiramente, chamamos a atenção para o fato de que nosso aplicativo ACRESCE contará com suporte para atendimento telefônico fornecendo instrução sobre seu uso no horário das 8:00 as 18:00 de 2ª à 6ª-feira, de modo a favorecer sua plena utilização por parte dos condôminos.

Fonte: Adonilson Franco – Presidente da ACRESCE – ASSOCIAÇÃO DOS CONDOMÍNIOS RESIDENCIAIS E COMERCIAIS