Uma das grandes dúvidas quando o assunto é gestão condominial está na obrigatoriedade ou não da contabilidade. É preciso ter um contador? A resposta é não!
Segundo o Código Civil, não existe nenhuma norma legislativa ou contábil que obrigue especificamente a contratação profissional de um serviço de contabilidade dentro de condomínios. Então não é preciso contratar um contador para realizar as obrigações abaixo, que sim, são obrigatórias.
- Artigo 1348 inc. VIII – Prestar contas anualmente à assembleia.
- Artigo 1348 inc. VIII – Elaborar o orçamento da receita e despesa correspondente a cada ano;
- Art 1348 inc. VII – Cobrar as taxas condominiais mensais.
O que acontece é que por falta de tempo ou desconhecimento para lidar com essas obrigações, o síndico acaba contratando serviços contábeis, ou até mesmo uma administradora de condomínios, o que perante a lei é permitido, como diz o artigo 1348 do Código Civil:
“2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.”
Mas atenção! É importante lembrar que mesmo que o serviço seja realizado por empresas de fora, o síndico ainda é o principal responsável legal pelo condomínio e possui responsabilidades civis sobre eventuais problemas que possam ocorrer.
Por exemplo, no caso de erros ou fraudes cometidas pelo contador, ou pela administradora, o gestor pode ser responsabilizado também.
Não se pode esquecer também que o síndico é o único responsável pela prestação de contas aos condôminos, mesmo nos casos em que a administração do condomínio é terceirizada.
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CONTABILIDADE INDEPENDENTE
O condomínio que deseja fazer a própria contabilidade, precisa ficar atento nos principais fatores.
Documentos fiscais importantes
Alguns documentos precisam ser guardados. Isso pode ser feito do modo mais arcaico, ou seja, nas pastas físicas, ou da forma mais moderna utilizando por exemplo, os serviços da Administradora Virtual My Cond, que vai organizar todo o material sem gasto de papel ou risco de perda de documentos, com automatização, graças a utilização de tecnologia.
Documentos que devem ser guardados por pelo menos 5 anos:
- Demonstrativos de receitas e despesas dos últimos cinco anos.
- Prestações de contas anuais.
- Contas mensais do condomínio.
- Contratos de manutenção de equipamentos, como elevadores, piscina, caixa d’água, etc.;
- Contratos de prestação de serviços, como síndico profissional, contador, administradora, empresas terceirizadas.
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Documentos que precisam ser armazenados para sempre:
- Cartão do CNPJ;
- Documentos dados pela construtora e incorporadora;
- Alvarás da edificação;
- Escrituração contábil do condomínio;
- Plantas do empreendimento;
- Documentação trabalhista;
- Notas fiscais, manuais, certificados e garantias dos elevadores, bombas d’água e demais equipamentos;
- Contrato de seguro condominial;
- Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB).
Documentos que devem ser apresentados mensalmente:
- Demonstrativos e Balancetes – Documentos entregues à diretoria e aos condôminos que trazem a relação completa dos gastos e receitas do condomínio.
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Obrigações fiscais, tributárias e contábeis
Uma das funções de uma contadora dentro de um condomínio é gerenciar o cumprimento das obrigações fiscais.
- Recolher INSS dos funcionários contratados, autônomos e prestadores de serviços.
- Reter e recolher ISS, CSLL, COFINS, RAT.
- Pagar PIS sobre a folha de pagamento.
- Arrecadar FGTS e Imposto de Renda.
- Entregar DARF, DIRF, RAIS e demais obrigações fiscais.
