Nova eleição, novo síndico, assim acontece todo início do ano dentro dos condomínios. E durante esse processo é preciso ter atenção no momento de transição.
Importante lembrar: o Art. 1.347 do Código Civil determina que a assembleia escolha um síndico para administrar o condomínio por um prazo máximo de dois anos. Algumas convenções estabelecem um período de um ano para a gestão.
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A mudança de síndico deve ser devidamente formalizada, além de seguir alguns procedimentos, com muita atenção, para que a nova gestão comece sem problemas e de forma tranquila.
Abaixo alguns passos importantes para que a transição ocorra com transparência e dentro da lei para evitar, posteriormente, problemas na justiça.
ROTEIRO DE TRANSIÇÃO
Um roteiro é essencial para que durante a troca de gestão alguns pontos importantes não sejam esquecidos pelo atual ou pelo antigo síndico.
Caso o condomínio não tenha um roteiro ainda estabelecido, é preciso definir e então incluir ao Regimento Interno para as próximas transições.
ESTABELEÇA UM DIÁLOGO
Uma boa conversa pode agilizar todo o processo de troca de gestão e até evitar possíveis trâmites burocrático da justiça. Quanto antes a troca for feita e da forma correta, melhor para todos.
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Nesse diálogo é indispensável que sejam transmitidas algumas informações importantes para o bom começo da nova administração. Para isso é preciso marcar uma reunião, para passar detalhes como; contas a pagar, contas a receber, compromissos pendentes, troca de informações bancárias, atualização de dados junto à Receita Federal e a entrega de documentos e arquivos.
O novo síndico deve lembrar ainda que ele precisa trocar senhas, principalmente de e-mails e contas bancárias.
APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS
O síndico deve entregar todos os documentos relacionados ao funcionamento do local durante a gestão.
Abaixo vamos citar os principais;
- Controle de ponto dos funcionários;
- pasta com as prestações de contas com planilhas de orçamentos;
- comprovantes de impostos pagos;
- notas fiscais de todos os itens que foram comprados ou serviços contratados em sua gerência;
- livro da inspeção de trabalho;
- escritura de convenção;
- regulamento interno;
- atas das assembleias;
- todos os contratos vigentes na sua gestão de condomínio;
- plantas do local;
- certificados operacionais e ocupacionais (higienização das caixas d’água, desobstrução das caixas de gordura, desinsetização, entre outros.)
- laudos;
- apólices de seguros;
- cartão de CNPJ.
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Mas atenção para alguns que são específicos de cada condomínio. E lembre-se ainda de protocolar toda a entrega. O síndico precisa ter a segurança de que não vão cobrar dele algum documento que já foi devolvido.
Caso o antigo síndico não entregue algum documento, o atual deve comunicar a ausência do documento ao antigo gestor e solicitar a entrega.
