Nova gestão: conheça passos importantes para a transição do síndico

Nova eleição, novo síndico, assim acontece todo início do ano dentro dos condomínios. E durante esse processo é preciso ter atenção no momento de transição.

Importante lembrar: o Art. 1.347 do Código Civil determina que a assembleia escolha um síndico para administrar o condomínio por um prazo máximo de dois anos. Algumas convenções estabelecem um período de um ano para a gestão.

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A mudança de síndico deve ser devidamente formalizada, além de seguir alguns procedimentos, com muita atenção, para que a nova gestão comece sem problemas e de forma tranquila.

Abaixo alguns passos importantes para que a transição ocorra com transparência e dentro da lei para evitar, posteriormente, problemas na justiça.

ROTEIRO DE TRANSIÇÃO

Um roteiro é essencial para que durante a troca de gestão alguns pontos importantes não sejam esquecidos pelo atual ou pelo antigo síndico.

Caso o condomínio não tenha um roteiro ainda estabelecido, é preciso definir e então incluir ao Regimento Interno para as próximas transições.

ESTABELEÇA UM DIÁLOGO

Uma boa conversa pode agilizar todo o processo de troca de gestão e até evitar possíveis trâmites burocrático da justiça. Quanto antes a troca for feita e da forma correta, melhor para todos.

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Nesse diálogo é indispensável que sejam transmitidas algumas informações importantes para o bom começo da nova administração. Para isso é preciso marcar uma reunião, para passar detalhes como; contas a pagar, contas a receber, compromissos pendentes, troca de informações bancárias, atualização de dados junto à Receita Federal e a entrega de documentos e arquivos.

O novo síndico deve lembrar ainda que ele precisa trocar senhas, principalmente de e-mails e contas bancárias.

APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS

O síndico deve entregar todos os documentos relacionados ao funcionamento do local durante a gestão.

Abaixo vamos citar os principais;

  • Controle de ponto dos funcionários;
  • pasta com as prestações de contas com planilhas de orçamentos;
  • comprovantes de impostos pagos;
  • notas fiscais de todos os itens que foram comprados ou serviços contratados em sua gerência;
  • livro da inspeção de trabalho;
  • escritura de convenção;
  • regulamento interno;
  • atas das assembleias;
  • todos os contratos vigentes na sua gestão de condomínio;
  • plantas do local;
  • certificados operacionais e ocupacionais (higienização das caixas d’água, desobstrução das caixas de gordura, desinsetização, entre outros.)
  • laudos;
  • apólices de seguros;
  • cartão de CNPJ.

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Mas atenção para alguns que são específicos de cada condomínio. E lembre-se ainda de protocolar toda a entrega. O síndico precisa ter a segurança de que não vão cobrar dele algum documento que já foi devolvido.

Caso o antigo síndico não entregue algum documento, o atual deve comunicar a ausência do documento ao antigo gestor e solicitar a entrega.