A administradora é uma prestadora de serviços contratada pelo síndico no exercício de suas atribuições e que costuma cuidar da gestão financeira, recursos humanos, área jurídica e administrativa do condomínio.
A presença da administradora é validada pelo Código Civil que estabelece os poderes do síndico, no artigo 1.348, IX, §1o, que diz:
“O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.
Porém, depois de algum tempo, o síndico pode sentir a necessidade de trocar a administradora e contratar uma nova empresa, por motivos variados. E então que surgem as dúvidas. O síndico pode escolher uma nova empresa sem realizar assembleia? A troca pode ser feita por qualquer motivo? A mudança pode prejudicar o condomínio?
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Nessa nova postagem você vai poder entender como funciona esse processo.
O síndico pode escolher uma nova empresa sem realizar assembleia?
A resposta é sim! A decisão de contratar ou substituir uma administradora se enquadra como função de um síndico, como vimos no destaque do Código Civil acima, sendo assim, cabe somente a ele tomar esta decisão.
No entanto, a orientação de alguns especialistas é que o síndico realize uma assembleia para tomar essa decisão. Já que a ação unilateral pode ser vista pelos moradores e conselho, como uma forma de benefício ou vantagem pessoal.
Por isso, o ideal é convocar os conselheiros ou uma assembleia no condomínio, para que seja analisada a possibilidade, explanar os motivos da troca e se existe algum tipo de disposição sobre o assunto. Ação do tipo reforça a transparência na gestão do condomínio.
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É preciso sempre observar o que consta nas leis internas do condomínio ou em eventual deliberação em assembleia sobre o assunto.
Quais os passos para realizar a mudança?
O primeiro passo do síndico é ler o contrato da empresa atual, e verificar o tempo solicitado pela administradora (em média de 30 a 60 dias), para encerrar os serviços.
Nesse processo, deve ser solicitado os documentos necessários para a rescisão do contrato para que os mesmos sejam encaminhados para a nova empresa. Importante destacar que nenhum documento deve ficar sob o poder da administradora antiga, conforme relatado no art. 305 do Código Penal.
Para chegar até uma nova empresa o síndico deve solicitar três ou mais orçamentos, a depender do que estiver previsto na Convenção do Condomínio, para qualquer serviço contratado, seja ele aprovado pela assembleia ou não.
o melhor orçamento pode ser validado pelos conselheiros ou em uma assembleia.
O ideal é que o síndico detenha todas as informações necessárias para iniciar o trabalho com a nova empresa escolhida e, caso não as tenha, é necessário reuni-las antes de dar início à transição.
Quais os motivos mais comuns para as trocas?
Entre as razões mais comuns para a troca de uma administradora estão:
- CUSTOS ELEVADOS – quando os valores em relação às taxas cobradas pelos serviços prestados estão altos, e o condomínio precisa passar por uma redução de custos;
- SERVIÇOS RUINS – a ineficiência ou demora no atendimento podem ser justificativas para mudança da administradora;
- DESATUALIZAÇÃO – quando a administradora utiliza serviços e ferramentas ultrapassadas, assim como processos burocráticos ou inexistência de tecnologia;
- SEM TRANSPARÊNCIA – a falta de transparência na gestão condominial também pode ser uma razão para pensar na troca da empresa.
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O que observar na hora da troca?
Antes de efetuar a troca da administradora do condomínio é preciso ficar atentos a alguns pontos importantes.
LEIA O CONTRATO – Muito importante avaliar o que está prescrito em seu contrato (multa de rescisão, tempo de contrato, tempo para solicitação de rescisão). O comum é que seja feito com 30 dias de antecedência;
FAÇA UMA CONSULTA JURÍDICA – busque especialista que possa analisar o contrato e certificar de que não há cláusulas abusivas que possam comprometer o processo de troca e trazer mais dores de cabeça;
NOTIFIQUE A ATUAL EMPRESA – Nos casos de insatisfações, faça notificações para a atual empresa. Estes registros vão poder justificar a decisão de troca.
A mudança de administradora pode prejudicar o condomínio?
A alteração da administradora é uma situação que pode refletir em prejuízos aos condôminos, caso existe incidência da multa na rescisão contratual. Além disso, caso a decisão ocorre de forma unilateral, sem a participação dos moradores, pode gerar conflitos e desconfianças afetando assim a transparência para com a coletividade.
O aconselhável ao síndico, então, é manter os condôminos informados e atuantes dentro do processo por meio de uma assembleia, até para evitar os riscos ao seu patrimônio pessoal.
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Mas, se o síndico não adotar tal cautela, e em caso da nova administradora cobrar valores maiores dos aprovados no orçamento e/ou venha a ter procedimentos diversos que culminem com o aumento de gastos para o condomínio, o síndico que tomou a decisão sozinho poderá responder pelos prejuízos, que serão os gastos extras em decorrência da substituição da empresa.
