No condomínio todo mundo pode saber que existe uma administradora atuando no local, mas nem sempre as pessoas sabem exatamente qual o papel dela, ou até mesmo diferenciar as atribuições, em relação ao papel do síndico.
É isso mesmo, os dois têm papéis diferentes no condomínio. Mas é importante lembrar que a empresa não substitui a exigência da presença do síndico.
E como ambos se relacionam? Uma boa administradora de condomínios trabalha para facilitar a vida do síndico e dos seus condôminos, aliando facilidades em termos de inovações tecnológicas, a exemplo da emissão de segunda via de contas, balancetes online, entre outras facilidades, com o conhecimento técnico para tirar as dúvidas dos síndicos.
Por ter esse papel tão importante junto a gestão condominial, nessa nova postagem vamos te apresentar as principais atribuições de uma administradora de condomínios.
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PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES
O trabalho das administradoras é regulado pelas leis do Código Civil, já que o setor ainda não tem legislações específicas.
No artigo 653 (e seguintes) são estabelecidas algumas normas que especificam como deve acontecer a prestação do serviço que é realizado pelas administradoras de condomínios:
Art. 653. Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato.
Mas vamos as principais atribuições:
- Gerenciar dos arquivos documentais do condomínio, encargos previdenciários mensais, assim como o fundo de reserva e o fundo de obras;
- Controlar o cadastro dos condôminos;
- Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
- Emitir boletos de pagamento da cota condominial;
- Analisar e apresentar os demonstrativos de receitas e despesas de condomínio;
- Cuidar das contas ordinárias do condomínio;
- Assessorar o antes e o depois das reuniões de assembleia geral.
ATRIBUIÇÕES SECUNDÁRIAS
Aqui nas atribuições secundárias estão as tarefas que surgem devido a uma necessidade principal e geralmente não tem uma data fixa, ou seja, não são tão frequentes.
- Emitir e distribuir cartas, circulares, editais de convocação e atas.
- Transcrever atas no livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
- Aplicar e cobrar advertências e multas;
- Escrever os editais de convocação para reuniões do condomínio;
- Assessorar a elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio;
- Gerir a situação/manutenção dos equipamentos de segurança.
- Fornecer orientação ao síndico sobre o regulamento interno, convenção do condomínio.
ATRIBUIÇÕES EVENTUAIS
As atribuições eventuais têm relação com algumas prestações de conta administrativas das atividades do condomínio.
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Aquelas atividades que o síndico pode fazer, porém, muitas vezes, não consegue fazer sozinho, pois tomam o tempo na rotina da função
Exemplos:
- Organizar e realizar assembleias de condomínio;
- Criar e enviar da ata condominial;
- Entregar alguns tributos, como RAIS e DIRF;
- Pesquisar orçamento para obras e reformas no condomínio;
- Gerenciar o seguro condominial e contra incêndio;
- Treinar e selecionar os funcionários contratados.
ACERTE NA CONTRATAÇÃO
Como a administradora tem um papel fundamental dentro do condomínio é essencial fazer uma contratação cautelosa e assertiva.
Para evitar empresas sem credibilidade é ética, é importante se atentar a alguns pontos.
- Priorize as empresas com tempo de atuação e experiência no mercado;
- Pesquise se a empresa está em dia com as documentações e se possui certificações e tudo que comprove sua idoneidade;
- Peça referências;
- Conheça as tecnologias utilizadas;
- Saiba se oferece todo o suporte necessário;
- Não escolha pelo preço. O barato pode sair caro. É bom verificar os valores reais de mercado. Desconfie dos preços muito baixos.
RELAÇÃO CONDOMÍNIO X SÍNDICO
Como falamos no início, ainda existe muita confusão em relação às atribuições do síndico com as de uma administradora.
Vale ressaltar que as funções do síndico e as da empresa terceirizada são diferentes.
No caso do síndico ele tem uma função mais estratégica da gestão. Mesmo com o trabalho de uma administradora, ele continua sendo o representante, perante a lei, dos interesses do condomínio em todos os âmbitos: judicial, condominial e administrativo. É ele quem responde civilmente por danos que o condomínio vier a sofrer durante sua gestão.
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Já a administradora de condomínio ajuda o síndico nas tarefas administrativas e no cumprimento de todas as exigências da lei.
Mas as funções de uma administradora são determinadas pela necessidade do condomínio e por isso dependem muito do que for acordado entre o síndico e a empresa.
Na hora da contratação é importante que essas atividades fiquem registradas em um contrato minucioso para minimizar os riscos de dúvidas e conflitos futuros. Desse modo, as duas partes ficam protegidas.
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