Por assunto

Financeiro

Administrativo

Segurança

Social

Por perfil

Condomínios

Administradoras

Síndicos profissionais

Moradores

Conheça as atribuições de uma administradora de condomínios

No condomínio todo mundo pode saber que existe uma administradora atuando no local, mas nem sempre as pessoas sabem exatamente qual o papel dela, ou até mesmo diferenciar as atribuições, em relação ao papel do síndico.

É isso mesmo, os dois têm papéis diferentes no condomínio. Mas é importante lembrar que a empresa não substitui a exigência da presença do síndico.

E como ambos se relacionam? Uma boa administradora de condomínios trabalha para facilitar a vida do síndico e dos seus condôminos, aliando facilidades em termos de inovações tecnológicas, a exemplo da emissão de segunda via de contas, balancetes online, entre outras facilidades, com o conhecimento técnico para tirar as dúvidas dos síndicos.

Por ter esse papel tão importante junto a gestão condominial, nessa nova postagem vamos te apresentar as principais atribuições de uma administradora de condomínios.

LEIA TAMBÉM: Saiba como trocar a Administradora do Condomínio

PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES

O trabalho das administradoras é regulado pelas leis do Código Civil, já que o setor ainda não tem legislações específicas. 

No artigo 653 (e seguintes) são estabelecidas algumas normas que especificam como deve acontecer a prestação do serviço que é realizado pelas administradoras de condomínios:

Art. 653. Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato.

Mas vamos as principais atribuições:

  • Gerenciar dos arquivos documentais do condomínio, encargos previdenciários mensais, assim como o fundo de reserva e o fundo de obras;
  • Controlar o cadastro dos condôminos;
  • Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
  • Emitir boletos de pagamento da cota condominial;
  • Analisar e apresentar os demonstrativos de receitas e despesas de condomínio;
  • Cuidar das contas ordinárias do condomínio;
  • Assessorar o antes e o depois das reuniões de assembleia geral.

ATRIBUIÇÕES SECUNDÁRIAS

Aqui nas atribuições secundárias estão as tarefas que surgem devido a uma necessidade principal e geralmente não tem uma data fixa, ou seja, não são tão frequentes.

  • Emitir e distribuir cartas, circulares, editais de convocação e atas. 
  • Transcrever atas no livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
  • Aplicar e cobrar advertências e multas;
  • Escrever os editais de convocação para reuniões do condomínio;
  • Assessorar a elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio;
  • Gerir a situação/manutenção dos equipamentos de segurança.
  • Fornecer orientação ao síndico sobre o regulamento interno, convenção do condomínio.

ATRIBUIÇÕES EVENTUAIS

As atribuições eventuais têm relação com algumas prestações de conta administrativas das atividades do condomínio.

LEIA TAMBÉM: Administradora de Condomínios: como aplicativo pode aumentar retenção de clientes

Aquelas atividades que o síndico pode fazer, porém, muitas vezes, não consegue fazer sozinho, pois tomam o tempo na rotina da função

Exemplos:

  • Organizar e realizar assembleias de condomínio;
  • Criar e enviar da ata condominial;
  • Entregar alguns tributos, como RAIS e DIRF;
  • Pesquisar orçamento para obras e reformas no condomínio;
  • Gerenciar o seguro condominial e contra incêndio;
  • Treinar e selecionar os funcionários contratados.

 ACERTE NA CONTRATAÇÃO

Como a administradora tem um papel fundamental dentro do condomínio é essencial fazer uma contratação cautelosa e assertiva.

Para evitar empresas sem credibilidade é ética, é importante se atentar a alguns pontos. 

  • Priorize as empresas com tempo de atuação e experiência no mercado;
  • Pesquise se a empresa está em dia com as documentações e se possui certificações e tudo que comprove sua idoneidade;
  • Peça referências;
  • Conheça as tecnologias utilizadas;
  • Saiba se oferece todo o suporte necessário;
  • Não escolha pelo preço. O barato pode sair caro. É bom verificar os valores reais de mercado. Desconfie dos preços muito baixos.

RELAÇÃO CONDOMÍNIO X SÍNDICO

Como falamos no início, ainda existe muita confusão em relação às atribuições do síndico com as de uma administradora. 

Vale ressaltar que as funções do síndico e as da empresa terceirizada são diferentes. 

No caso do síndico ele tem uma função mais estratégica da gestão. Mesmo com o trabalho de uma administradora, ele continua sendo o representante, perante a lei, dos interesses do condomínio em todos os âmbitos: judicial, condominial e administrativo. É ele quem responde civilmente por danos que o condomínio vier a sofrer durante sua gestão. 

LEIA TAMBÉM: MyCond: A solução digital para condomínios e administradoras

Já a administradora de condomínio ajuda o síndico nas tarefas administrativas e no cumprimento de todas as exigências da lei. 

Mas as funções de uma administradora são determinadas pela necessidade do condomínio e por isso dependem muito do que for acordado entre o síndico e a empresa. 

Na hora da contratação é importante que essas atividades fiquem registradas em um contrato minucioso para minimizar os riscos de dúvidas e conflitos futuros. Desse modo, as duas partes ficam protegidas.

Se você tiver dúvidas sobre como funciona ou qual a melhor solução para o seu condomínio, clique aqui e tire dúvidas online com nosso especialista condominial.