Assim como a contratação de prestadores de serviços precisa de atenção, o controle de acesso desses trabalhadores também deve ser feito com segurança. E o responsável por determinar como esse controle deve ser realizado, é o síndico.
Juntamente com os outros membros da administração do condomínio, o síndico precisa criar um controle adequado de entrada e saída das dependências do local, para manter a segurança dos moradores. Já que o entra e sai de pessoas diferentes no espaço, sem o controle devido, pode colocar os condôminos em risco. Ainda mais neste momento pandêmico vivido em todo o mundo.
O correto é que o síndico identifique todos os profissionais que irão circular pelo condomínio e apenas os que foram registrados consigam ter acesso ao local.
Realizando cadastro
Os condomínios vão precisar fazer um cadastro deste prestador, o que geralmente ocorre diretamente na portaria.
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Para isso o prestador vai precisar apresentar alguns dados importantes para um controle eficiente que resulte na maior segurança dos moradores. São eles:
- Nome
- Empresa em que trabalha;
- Algum documento que confirme a identificação (RG ou CPF);
- Placa do veículo, caso precise usar a garagem do condomínio;
- Identificação da unidade visitada, caso seja em um apartamento ou residência do condomínio;
- Tipo de serviço a ser realizado;
- Horário de entrada e saída.
Vale lembrar que antes deste cadastro o prestador precisar da liberação do morador, síndico ou zelador, seja uma prévia autorização ou não.
O que costuma acontecer, é que alguns condomínios, na tentativa de agilizar a entrada do prestador, acaba pecando na falta de informações importantes. Então atenção para colher sempre os dados necessários.
É preciso também ficar atento aos horários que o prestador de serviço tem permissão de entrar no condomínio, ele precisa ter um motivo de acesso. Um montador de móveis, por exemplo, costuma ser proibido no período noturno.
Ações básicas como estas são vitais para segurança dos moradores e melhor administração do síndico.
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Cuidados preciosos
A liberação pela portaria só deve ser feita se a pessoa estiver na lista de prestadores em serviço em condomínio registrados. Sim isso não acontecer ela não poderá entrar no condomínio.
Por exemplo, uma substituição de prestador deve ser avisada com antecedência, caso isso não ocorra, o porteiro não deve autorizar a entrada de substitutos.
Sendo assim uma mudança no quadro de funcionários da empresa contratada, deverá ser enviada uma notificação com antecedência. Somente após a confirmação do porteiro, o profissional poderá entrar no condomínio.
Ajuda tecnologia
O cadastro do prestador pode ser feito através de aplicativos ou software de gestão de condomínio, como o MyCond. Ou seja, adeus aos cadastros feitos com papel e caneta e não tão seguros assim.
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Para uma maior segurança nas informações, o cadastro pode ser feito de forma mais prática e rápida, a partir da criação de um passaporte digital para o convidado que garante a pré-autorização da entrada dos prestadores de serviço a partir do uso de um QR Code.
Dessa forma a entrada do prestador é facilitada sem prejudicar a segurança do local. Uma forma prática e segura.
Você sabia?
Todos os condôminos devem entregar ao síndico um Termo de Responsabilidade Sobre Obras antes de dar início aos trabalhos com prestadores de serviços. A determinação consta na NBR 16280, regra nacional para a garantia de segurança do condomínio.
Sendo assim, o síndico deve solicitar ao morador que passe as informações dos prestadores que irão trabalhar na unidade com antecedência. Com isso, o síndico tem a possibilidade de orientar o zelador e as equipes de portaria e segurança.
Segurança sempre
Não subestime a simplicidade das dicas. Elas podem fazer toda a diferença quando o assunto é a segurança dos moradores.
E essa segurança pode ser ainda mais reforçada com alternativas tecnológicas como a utilização de aplicativos a exemplo do MyCond, que faz todo o controle de acessos de maneira simplificada e completa.
