Saiba como implementar o compliance condominial

A corrupção é um problema comum não apenas na política, mas em diversas áreas da sociedade. Sendo assim no condomínio não é diferente. No local existem inúmeras oportunidades de corrupção. Por isso mesmo é importante buscar uma gestão mais transparente. Então vamos falar de compliance condominial?

“Compliance é uma expressão em inglês derivada do verbo “to comply” que, em tradução livre, significa estar de acordo ou agir em conformidade.”

O compliance condominial é uma forma prática de prevenir fraudes e desvios de dinheiro dentro dos condomínios, assim como garantir a transparência e a ética dos vários processos do local.

Além disso, o compliance ajuda a evitar gastos desnecessários e ainda contribui para a valorização do imóvel. Já a falta de compliance pode custar caro por eventuais desvios de conduta.

Mas como colocá-lo em prática?

A implementação de um sistema de compliance no condomínio vai depender das características e da realidade de cada empreendimento. Mas vamos trazer aqui alguns passos importantes desse processo.

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Manual ou código de conduta

A partir da participação do síndico, condôminos e funcionários é importante se criar um manual que conste as boas práticas direcionadas para cada um desses agentes que fazem parte da vida condominial. Neste documento, pode ser incluído desde o treinamento e conduta dos funcionários até as formas com que os condôminos devem prosseguir em caso de queixas e insatisfações. E possível definir ainda os procedimentos para o monitoramento e controle das normas.

Comitê gestor

A criação de um comitê gestor pode garantir o controle e monitoramento por outros agentes, para além do síndico, das boas práticas de gestão. Sendo assim haverá uma garantia maior que as melhores práticas estão sendo adotadas e que o regimento interno e a lei estão sendo seguidos. Uma fiscalização mais transparente e diversa.

Impessoalidade

O síndico deve evitar a informalidade ao lidar com queixas dos condôminos e agir de modo impessoal na gestão de assuntos que digam respeito a funcionários e conflitos internos e sempre seguindo os documentos que regem as leis do local, como convenção e regimento interno.

A indicação para garantir a formalidade necessária é a criação de canais em que tanto colaboradores quanto condôminos possam registrar suas queixas e dar feedbacks sobre a situação do condomínio e a atuação do síndico.

O síndico também deve tratar todos os condôminos da mesma forma, nada de privilégios a pessoas mais próximas, por exemplo. Isso acaba com a credibilidade e abre brechas para conflitos.

Transparência

A transparência e a base do compliance, por isso mesmo, ela deve estar presente. Como fazer isso dentro do condomínio? O síndico deve facilitar o acesso e o acompanhamento dos condôminos de todos os processos que digam respeito à coletividade, como licitações, andamento de obras, relacionamento com fornecedores etc. E ainda manter todos esses processos atualizados.

Além disso consulte sempre o conselho nas suas decisões, para garantir que todos esses processos sejam transparentes desde o início.

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Controle em dia

Todas as documentações do condomínio devem estar em dia, lembrando que não apenas as financeiras, mas todas necessárias à vida condominial, como AVCB, seguro etc.

Contrate uma auditoria preventiva anual – com as contas auditadas e “aprovadas” pelo auditor, a transparência para os condôminos fica evidenciada;

Atenção nos contratos de prestação de serviço

Muitas das fraldes que costumam ocorrer dentro de um condomínio estão ligadas a contratos de manutenção ou prestação de serviço. Por isso, é fundamental avaliar e acompanhar com muita atenção cada contrato, a fim de identificar e corrigir possíveis falhas.

Lembre ainda que não é indicado contratar fornecedores que tenham vínculo familiar com a administração e que possam assim comprometer a imparcialidade nos negócios, sem prévia autorização.

Nada de presentes

O síndico não deve aceitar doações, comissões, recompensas, presentes, retribuições, remunerações, gratificações, prêmios, pagamentos ou outros benefícios, peculiares ou não, que possam ser caracterizados como favorecimento pessoal e/ou profissional para si mesmo, como para algum membro da família.

Tecnologia e compliance

As novas tecnologias proporcionam a síndicos e administradoras ferramentas que facilitam a aplicação do compliance condominial e reduzem a possibilidade de atos de corrupção e desvios de conduta de todas as partes.

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Um exemplo está nos softwares de gestão, como o MyCond, que automatizam o dia a dia do empreendimento, e oferecem ferramentas essencial na transparência de processos. Entra elas podemos citar:

·         Livro de Ocorrências – evita a informalidade do síndico ao lidar com queixas dos condôminos. Esqueça aquele grupo de WhatsApp que só te dá problema. O morador pode registrar as sugestões, reclamações e solicitações direto do smartphone e acompanhar pela tela o status de cada ocorrência.

·         Votação Online – Facilidade na aprovação de pautas do condomínio

·         Documentos – Disponibilize regimentos internos, atas e balancetes para todos os condôminos.

· Pregão Eletrônico – Cadastre os fornecedores no aplicativo, receba e compare orçamentos e gerencie seus pedidos de compra com simplicidade e rapidez. Total transparência no processo licitatório.

Mais informações no site www.mycond.com.br.